God sommer!

Så begynner sommerferien 2021 å nærme seg for oss også. Det har vært et enormt trykk i Digitale Helgeland den siste tiden, så mye har skjedd at vi ikke har rukket å lage nyheter. Her kan dere lese litt om hva som har skjedd, hva som er levert og hvilke aktiviteter vi ser i høst - det blir en spennende tid fremover! :)

  1. Sommerstudentene som jobber med caser for oss, Digitaliseringsdirektoratet og Brønnøysundregisteret.
  2. Vi har fått innovasjonsmidler fra StimuLab!
  3. Vi går nå over i implementeringsfasen i prosjektene; ansettelsesprosessen og tjenestekontoret
  4. Vi har inngått avtale med konsulentselskapet Accenture som skal hjelpe oss med tjenesteutvikling i Altinn
  5. Vi har satt i gang og planlagt innføring av sak-/arkivsystemet Elements cloud

Unik Sommerjobb for Studenter innen Digitalisering

Tenk deg å bruke sommeren på å løse Norges digitaliseringsutfordringer. Det får 10 studenter mulighet til i sommer gjennom initiativet DigiHelgeland Sommercamp. En bedre kickstart på karrieren skal man lete lenge etter!

Det er første gangen sommercampen arrangeres på Helgeland, etter mange års gode erfaringer med lignede sommercamper ved Digitaliseringsdirektoratets (Digdir) kontor på Leikanger. Sommercampen er i regi av Digdir, Brønnøysundregisteret og Digitale Helgeland. Studenter innen IT-systemutvikling, jus, design og informasjonsforvaltning vil få direkte mulighet til å påvirke tjenester som brukes av brede lag i befolkningen. Aleksander Millang fra Digitale Helgeland er ikke i tvil om at sommerstudentene vil trives.

– Ikke bare får de jobbe på en plass som mange betrakter som hjertet av digitalisering i Norge, men som også er en av Norges råeste opplevelsesdestinasjoner. Jeg snakker som tilflyttet sørlending – og jeg har til gode å kjede meg blant alle naturopplevelsene og severdighetene her i nord – fra midtnattsol og kajakkpadling til festivaler og øyhopping, forteller Aleksander.

Studentene til årets sommercamp Oppgavene som studentene skal bryne seg på, er svært aktuelle og kan være med på å løse reelle digitaliseringsutfordringer i Norge. Her vil de jobbe i tverrfaglige team, og med støtte fra arrangørenes egne ansatte. Det blir dermed ikke bare jobb gjennom hele sommeren. Noe studentene Mira Beichmann Krogh, Charlotte Sivertsen Helland, Johannes Skjeltorp-Borgaas og Øystein Flø Baste bekrefter, for det sosiale livet er over all forventning. Sommercamperne har allerede vært med på ulike turer og opplevelser, fra rib-tur gjennom Vegaøyene til Herøy, tur til Vegatrappa og Via Ferrata.

– Det korte svaret er at sosiallivet her er fantastisk.  Å være sommercamper er utrolig sosialt. Både de andre studentene og de ansatte har vært imøtekommende og inkluderende. Og ribtur til Herøy var magisk!, sier de.

Digitale Helgeland har gjennom året jobbet med caser og forberedt programmet til studentene sammen med Digitaliseringsdirektoratet og Brønnøysundregisteret. Vi holder allerede nå på å se på et større samarbeid i neste sommer 2022.

 

Vi vant StimuLab finansiering!

Min Økonomi i kommunen - Klikk for stort bildeMinØk - som er prosjektnavnet for Stimulab prosjektet. Det er en forkortelse av Min Økonomi i Kommunen. I vinter søkte vi finansiering for et foreslått prosjekt som skal ta tak i tjenester i kommunen forbundet med økonomi. Og vi vant! Vi er en av 7 prosjekter som fikk støtte, sammen med store statlige etater som Skatteetaten. StimuLab er stimuleringsordningen for innovasjon og tjenestedesign, og skal støtte og stimulere til brukerorientert eksperimentering og nyskaping i forvaltningen. Her kan dere lese om de 7 andre prosjektene, inkludert vårt: https://www.digdir.no/digitalisering-og-samordning/syv-nye-innovasjonsprosjekter-far-stotte-fra-stimulab/2548

Prosessen frem til sommeren har vært MEGET aktiv, og vi har til tider tenkt at vi har tatt oss vann over hodet. Vi måtte først igjennom en søknadsrunde, så et første møte hvor vi fikk muligheten til å forklare prosjektet i dybde. Deretter gikk det noen uker før vi fikk beskjed om at vi hadde vunnet finansiering! Men tildelingen er kun starten på noen ukers aktiv jobbing, godt hjulpet av dyktige folk fra Digitaliseringsdirektoratet og DOGA. Vi har måttet forankre prosjektet ved flere faggrupper, etater og mulige samarbeidspartnere - samtidig som vi har solgt inn prosjektet til interessante leverandører i et fellesmøte med nesten 100 stykk til stedet. Parallelt har vi jobbet med oppdragsbeskrivelsen, som vi endelig leverte ved utgangen av Juni. Phew!

Status våre prosjekt

Hvilke forvaltningsnivåer er det Digitale Helgeland treffer? 

Kan man ansette folk på tvers av kommunegrensene?

Vi har nå jobbet i godt over et halvt år på å komme med et forslag om å digitalisere ansettelsesprosessen i Helgeland. Vi har skrevet før om hvorfor vi startet prosjektet og noe man også kan lese her på hjemmesiden vår, men det vi har kommet frem til er spennende og ikke minst utforsker vi ideen med å forene rekrutteringsprosessen i Helgeland. Kan det f.eks. tenkes at vi kan ansette ei sykepleier til Mosjøen, og en lærer til Mo i Rana, hvor de bor i samme kommune? Eller at vi kan bytte på kompetanse, og bygge et nettverk av kompetanse og ressurser som kan brukers på tvers av kommunene?

Hva tenker brukere om ansettelsesprosessen i kommunen?Det er mye som kan gjøres med dagens ansettelsesprosess, men noe av det som er veldig gledelig å se fra Digitale Helgeland sin side er at å kjøpe et nytt rekrutteringssystem løser ikke majoriteten av problemene. Det går på å forene det menneskelige faktorene med ny teknologi og prosesser - noe vi har avdekt ved å bruke metodikken tjenestedesign gjennom hele prosjektet. Det er utarbeidet en analyse rapport av ansettelsesprosessen som dere finner her

Nå skal tjenestekontorene bli like i Helgeland!

Vi har lenge hatt lyst å gjøre det enklere og mer intuitivt for innbygger å søke om helse og omsorgstjenester samtidig som at ansatte på tjenestekontoret ønsker å bruke minst mulig tid på manuelt arbeid, slik at de lettere kan legge til rette for effektiv og korrekt saksbehandling. Samtidig ønsker vi at innbyggere på Helgeland skal kunne få tilgang til samme informasjon og prosess om man befinner seg i Hattfjelldal, Vega eller hvilken som helst kommune på Helgeland.

Utover vinteren og våren har vi intervjuet søkere av helse og omsorgstjenester, saksbehandlere og enhetsledere fra ulike kommuner for å skaffe oss en bedre innsikt i utfordringer og muligheter. Vi har avdekket hvordan de ulike brukerne opplever prosessen fra man starter en søknadsprosess og frem til den er ferdig behandlet (innvilget/avslått). På bakgrunn av innsiktsarbeidet har vi fått tegnet en brukerreise som visuelt viser utfordringer og muligheter i ulike steg gjennom hele prosessen.

Tjenesteutvikling i Altinn med Accenture

Vi ønsker på sikt å erstatte alle elektroniske skjema og papirskjema med gode, intelligente og brukervennlige digitale tjenester som er felles for alle kommunene i Digitale Helgeland. Altinn studio er et nasjonalt utviklingsverktøy som er laget for å kunne utvikle nye digitale tjenester raskt og billig på en trygg og sikker måte. Altinn løsningen legger også til rette for enkel deling av data på tvers av etater. Når vi får på plass felles digitale tjenester betyr det at kommunene slipper å sette opp og vedlikeholde hver sine tjenester og vi skal sørge for at dataen blir sendt fra Altinn til riktig kommune.

I juni inngikk vi en avtale med Accenture på bistand til tjenesteutvikling i Altinn. De vil nå hjelpe Digitale Helgeland med å få på plass og teste ut en dataflyt som fungerer på noen enkle digitale tjenester i produksjon. De skal også utarbeide dokumentasjon og kompetanseoverføring til Digitale Helgeland slik at kommunene selv skal kunne utvikle tjenester og forvalte dem selv i etterkant. Accenture har startet med to konkrete tjenester; søknad om helse og omsorgstjenester og søknad om skjenkebevilling.

Spillsimulering og arkivsystem i skyen

 Vi er nå godt i gang med prosjektet for innføring av Elements, og har nå satt produksjonsdato i Januar 2022. I sommer har arkivledere fått tilgang til spillsimuleringen fra Sikri og begynt å lære seg Elements. Arkivlederne og -medarbeiderne får en hektisk høst, så vi har gitt god plass til opplæring og innføring av Elements gjennom halvåret.

Vi har delt innføringen i 5 faser, hvor vi før sommeren ble ferdig med første fase.

  • Fase 1: Kartlegging og planlegging
  • Fase 2: Installasjon og konfigurasjon
  • Fase 3: Opplæring, forberedelser til funksjonstest
  • Fase 4: Funksjonstest
  • Fase 5: Produksjonssetting og avslutting

Prosjektet har så langt vært en suksess, og det har vært en lærerik prosess for Digitale Helgeland. En blanding av veldig dyktige og profesjonelle konsulenter i fra Sikri, Digitale Helgelands overblikk og mest av alt arkivledernes egen sterke involvering i prosjektet har gjort at vi sikrer en god overføring og implementering.

Vi i Digitale Helgeland vil spesielt takke May Lene Øren fra Bindal kommune, Lena Schille fra Vefsn kommune og Helene Berg Steensen fra Brønnøysund kommune. May Lene har vært primus motor for en egen arkivgruppe! Dette sikrer et eierskap til prosjektet, og ikke minst en helt nødvendig faglig tilhørighet og forankring. Utrolig bra jobbet! Lena og Helene har vært med på våre ukentlige status møter, og vært til uunnværlig hjelp for å sikre en faglig tyngde i prosjektet. Dette til tross for at de allerede har nok å gjøre. Dette prosjektet er et eksempel til etterfølgelse og noe vi tar med oss i fremtidige prosjekter!

Med det ønsker vi alle en god sommerferie! 

Til toppen