Felles dokumentsenter

Hva er et dokumentsenter?

• Et dokumentsenter er en organisatorisk enhet eller avdeling som er ansvarlig for å håndtere inngående og utgående dokumenter og informasjon i en organisasjon eller virksomhet.
• Dokumentsentret kan bestå av en eller flere ansatte som er ansvarlig for å motta, sortere, behandle, arkivere og distribuere dokumenter og informasjon til relevante avdelinger eller personer innen organisasjonen.
• Dokumentsentret kan håndtere både papirbaserte dokumenter og digitale dokumenter og skal håndtere hele livssyklusen til et dokument, fra innsamling og registrering til lagring, vedlikehold og avhending

Hvorfor ønsker vi ett felles dokumentsenter?

• automatisere gjentakende oppgaver
• få mer tid til kontroll, veiledning og kompetanseutvikling
• gjøre posthåndtering enklere og raskere i alle kommuner
• gå over til kun digital post
• hjelpe til med å korte ned saksbehandlingstiden i kommunen
• skape et større arkivfaglig miljø på Helgeland
• dele kunnskap, ressurser og kostnader for videreutvikling
• ta bedre vare på informasjonssikkerhet og personvern
• redusere sårbarhet

I stedet for at hver kommune skal forsøke å få oppfylt sine ønsker hver for seg, tenker vi det er smartere og mer bærekraftig at vi gjør dette sammen!! 

Hva skal vi gjøre i forprosjektet?

Det viktigste vi skal gjøre i forprosjektet er å gjennomføre innsiktsarbeid og kartlegging i den enkelte kommune. Ved å bruke tid på en grundig innsiktsfase får vi en dypere forståelse av behovene til hver enkelt kommune. Dette inkluderer hvilke typer dokumenter som håndteres, om den mottas på papir eller via digitale kanaler. Vi trenger å få innsikt i eksisterende systemer som brukes, og vi trenger å finne ut av hvordan arbeidsprosessene er i den enkelte kommune. Vi ønsker å avdekke om det er noen utfordringer i arbeidshverdagen og om det finnes arbeidsprosesser som kunne vært automatisert for å få frigjort tid som kan brukes på andre viktige arbeidsoppgaver som man ikke rekker i en travel arbeidshverdag. Innsikten skal vi skaffe oss ved å prate med ressurspersoner og nøkkelpersoner i alle kommunene. 

I forprosjektet må vi også skaffe oss oversikt over de tekniske løsningene som brukes idag og om det vil være hensiktsmessig å  bygge opp en felles løsning der vi deler arkivkjerne eller om vi fortsatt bør ha helt adskilte systemer. Her blir det viktig å finne ut av hvilke muligheter vi har innenfor regelverk, personvern og informasjonssikkerhet. Det er viktig at den tekniske løsningen er fremtidsrettet, skalerbar og sikker. 

Vi må i tillegg vurdere ulike måter man kan organisere seg på om man ser for seg et felles dokumentsenter på Helgeland. Behovene for felles fysisk plassering av arkivressurser er nok ikke like store i dag som de var for 10 år siden, da vi nå har digitale samhandlingsflater som muliggjør at ressurser kan være spredt over ulike lokasjoner.  

Hvem er med i forprosjektet?

Vi har opprettet en prosjektgruppe som består av 9 personer. Vi har med både arkivfaglig ressurser og tekniske ressurser som representerer både små, mellomstore og store kommuner på Helgeland. I tillegg jobber vi med å få plass en referanse gruppe som vil bestå av interne ressurser fra hver kommune, pluss eksterne samarbeidspartnere (arkivverket, Datatilsynet, IKT agder med flere).