Organisering

Representantskapet

Det øverste organet for oppgavefellesskapet er representantskapet. Kommunestyret i deltakerkommunene velger en representant og en personlig vararepresentant til representantskapet. Representantskapet velges for 4 år av gangen og ellers gjelder reglene i kommuneloven § 19-3.

Representantskapet skal:

1. Godkjenne årsbudsjett, årsmelding og årsregnskap.
2. Godkjenne plan- og budsjettramme for virksomheten de påfølgende 4 år. Deltakerkommunene innarbeider dette påfølgende årsbudsjett og økonomiplan.
3. Godkjenne budsjettforslag for neste år.
4. Velge representantskapets leder og nestleder.
5. Velge styre, styreleder og styrets nestleder.
6. Behandle innkomne saker

Til styret velges et styremedlem og et personlig varamedlem fra hver av deltakerkommunene. Kommunedirektøren velges som styremedlem. Representantskapet kan foreta nytt valg og suppleringsvalg til enhver tid.

Representantskapet er ansvarlig for at oppgavefelleskapet følger gjeldende lover og forskrifter og drives mest mulig kostnadseffektivt.

Styret

Styret er ansvarlig for oppgavefelleskapets drift og organisering, for at gjeldende lover og forskrifter følges og at oppgavefelleskapet drives mest mulig kostnadseffektivt. Styret er underordnet representantskapet som har instruksjonsrett overfor styret.

Styret behandler:

1. Årsbudsjett, årsmelding og årsregnskap som skal ivareta kravene til dette i kommuneloven med forskrift. Årsbudsjettet skal være innenfor rammene som er vedtatt av kommunestyret i deltakerkommunene[1]. I årsmeldingen skal det minst rapporteres om følgende:
   1. Representantskapet og evt. styrets sammensetning, aktivitet og godtgjørelse.
   2. Antall medarbeidere og daglig leders navn og avlønning
   3. Redegjørelser om forhold som er krav til årsberetning etter kommuneloven § 14-7.
2. Plan- og budsjettramme for virksomheten de påfølgende 4 år.
3. Budsjettforslag for neste år. Forslaget skal ikke gå ut over budsjettrammene som ligger i rammeplan.
4. Retningslinjer og instrukser for det kommunale oppgavefelleskapet.
5. Innkomne saker.

Styret fastsetter hvem som skal fungere som daglig leder i samråd med kontorkommunen. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten.

Kontorkommune

Digitale Helgelands kontorkommune er Brønnøy kommune. Medarbeidere i felleskapet skal være ansatt i kontorkommunen.

Kontorkommunen yter sekretariatfunksjon for representantskapet, administrative tjenester som lønn, regnskap og arkiv. Digitale Helgeland leier kontorlokaler i den kommunen daglig leder og øvrige ansatte er lokalisert og bor.

Leder rapporterer til styreleder og styre og følges opp av styreleder i den daglige drift.

Medlemmer i styret

Sekretariat

Sekretariatet består av en daglig leder, to prosjektledere og et personvernombud. Daglig leder har ansvar for å realisere samarbeidet i henhold til samarbeidsavtalen, mandat og andre vedtak fattet av styret og representantskap.

Sekretariatet forvalter den samlede porteføljen av nasjonale og regionale tiltak og prosjekter på vegne av styret. Sekretariatet skal ivareta følgende funksjoner:

• Budsjettering, budsjettoppfølging og tildeling av midler innenfor vedtatte rammer 
• Etablere interne rutiner og prosesser knyttet til prosjektgjennomføring
• Koordinere ekstern kommunikasjon og samhandling
• Dokumenthåndtering og arkivering
• Administrativ forvaltning av metoder, verktøy og felles spesifikasjoner
• Prosjektleder er sekretariat for styringsgruppa og prosjektgruppa

Til daglig har sekretariatet ansvar for daglig drift og skal ivareta følgende funksjoner:

• Kartlegge og identifisere muligheter for digitalisering
• Være et teknologisk rådgivende bindeledd mellom fagområder, tjenesteproduksjon og teknologi for Helgelandskommunene
• Bidra i utarbeidelse av behov og krav i felles digitaliseringsprosjekter for helgelandskommunene
• Bidra med kartlegging av gevinster og utarbeidelse av gevinstrealiseringsplaner
• Bidra med tjenestedesign og prosessforbedring i digitaliseringsprosjekter
• Lede og/eller delta i felles digitaliseringsprosjekter
• Være en pådriver for innføring og bruk av nasjonale felleskomponenter og fellesløsninger
• Være en pådriver for regionalt samarbeid blant IT-miljøene i de 16 Helgelandskommunene