Prosjektgruppe

Prosjektgruppa består av kommunedirektørene/rådmenn i regionsentrene Alstahaug, Brønnøy, Vefsn og Rana samt prosjektleder. Gruppen kan utvides med sentrale ressurser innenfor ulike fagområder ved behov. Formålet med prosjektgruppen er å sikre realisering av samarbeidsavtalens formål, styrke samhandlingen på tvers av kommunene og understøtte integrerende prosesser og oppgaveløsning som bidrar til den felles gjennomføring.   

Sekretariatet kan foreslå etablering av faggrupper innenfor spesifikke fagområder relatert til digitalisering, herunder arkitektur, sikkerhet, teknologi mv. Etablering av slike grupper, med tilhørende mandat, besluttes av styringsgruppen.   

Styringsgruppe

Styringsgruppe består av alle kommunedirektørene/rådmenn i de 16 kommunene som er med i samarbeidet. Fylkesmannen i Nordland, Nordland fylkeskommune og KS vil også være representert i styringsgruppa, men vil kun ha møte, tale og forslagsrett. Prosjektgruppa vil fatte beslutninger av overordnet karakter, behandler mandat og prioriterer felles prosjekter.

Styringsgruppen behandler mandat og budsjett for sekretariatet og enkeltprosjekter som ivaretas gjennom samarbeidet. Styringsgruppen behandler også andre dokumenter som er styrende for prosjekter i samarbeidet, beslutter og prioriterer fellesprosjekter og finansiering av disse, samt oppfølging av fremdrift og leveranser. Endringer i de ovenfor nevnte dokumenter skal også godkjennes av styringsgruppen.  

• Børge Toft er styringsgruppens leder. 
• Styringsgruppen møtes kvartalsvis og ellers ved behov. 
• Det søkes konsensus i styringsgruppen om beslutninger. Ved stemmelikhet beslutter styringsgruppens leder.
• Hver part med gjennomføringsansvar skal sørge for at beslutninger fattet i styringsgruppen blir gjennomført.

Sekretariat

Sekretariatet består av en prosjektleder og en prosjektmedarbeider. Leder for sekretariatet(prosjektleder) har ansvar for å realisere samarbeidet i henhold til samarbeidsavtalen, mandat og andre vedtak fattet i styringsgruppen.

Sekretariatet forvalter den samlede porteføljen av nasjonale og regionale tiltak og prosjekter på vegne av styringsgruppen. Sekretariatet skal ivareta følgende funksjoner:

• Budsjettering, budsjettoppfølging og tildeling av midler innenfor vedtatte rammer 
• Etablere interne rutiner og prosesser knyttet til prosjektgjennomføring
• Koordinere ekstern kommunikasjon og samhandling
• Dokumenthåndtering og arkivering
• Administrativ forvaltning av metoder, verktøy og felles spesifikasjoner
• Prosjektleder er sekretariat for styringsgruppa og prosjektgruppa

Til daglig har sekretariatet ansvar for daglig drift og skal ivareta følgende funksjoner:

• Kartlegge og identifisere muligheter for digitalisering
• Være et teknologisk rådgivende bindeledd mellom fagområder, tjenesteproduksjon og teknologi for Helgelandskommunene
• Bidra i utarbeidelse av behov og krav i felles digitaliseringsprosjekter for helgelandskommunene
• Bidra med kartlegging av gevinster og utarbeidelse av gevinstrealiseringsplaner
• Bidra med tjenestedesign og prosessforbedring i digitaliseringsprosjekter
• Lede og/eller delta i felles digitaliseringsprosjekter
• Være en pådriver for innføring og bruk av nasjonale felleskomponenter og fellesløsninger
• Være en pådriver for regionalt samarbeid blant IT-miljøene i de 16 Helgelandskommunene