Strategi

Mål

• Innbyggere og næringsliv skal ha tilgang til gode, sammenhengende digitale tjenester.
• Ansatte i Helgelandskommunene har god digital kompetanse.
• Helgeland er et attraktivt sted å bo og jobbe.
• Effektive og papirløse prosesser
• Helgeland tar i bruk de muligheter som finnes i teknologi, kapasitet og kompetanse.

Dette oppnår vi ved å

• å samarbeide der vi kan, dra nytte av hverandres styrker og respektere forskjeller mellom kommunene.
• å samskape med innbyggere, næringsliv og frivilligheten.

• tydelig og god forankring av mål og handlingsplaner.
• å styrke den digitale kompetansen. 
• å motivere og legge til rette for kompetanseutvikling.
• å dele på kompetanse og ressurser.
• å ta i bruk nasjonale fellesløsninger

Følgende prinsipper skal ligge til grunn for hvordan vi prioriterer prosjekter og løse våre oppgaver:

For at Digitale Helgeland skal lykkes, har vi definert suksesskriterier som bidrar til å konkretisere hva vi bør vektlegge i samarbeidet og arbeidet vi gjør:

Vi vil legge til rette for og være behjelpelig med at alle kommunene får innført de nasjonale fellesløsningene som tilbys av KS, Digitaliseringsdirektoratet og Brønnøysundregistrene. Vi vil også jobbe for å få utviklet gode, intelligente digitale tjenester som automatiserer prosesser og bruker data vi allerede har lagret, slik at bruker slipper å manuelt gi oss informasjon flere ganger til ulike tjenester.  Vi vil jobbe med å få digitalisert alle søknader og prosesser som i dag foregår på papir, selv om søknadene er av et så lite volum at det ikke vil være direkte kostnadsbesparelser ved å digitalisere dem. Gevinstene for bruker i form av raskere svar må i sånne tilfeller veie høyere enn gevinstene i investeringen.

Digital kompetanse er en forutsetning for å lykkes med digitalisering.  Vi skal bidra og legge til rette for at våre innbyggere får økt sin grunnleggende digitale kompetanse. Dette skal vi gjøre ved å lage brukervennlige tjenester, dele kunnskap og gi god veiledning. Ved innføring og utvikling av nye digitale tjenester skal vi fokusere på brukermedvirkning og tjenestedesign for å sikre at vi får tjenester tilpasset brukernes behov.

Alle kommunene på Helgeland og resten av landet har de samme lovpålagte tjenester som skal leveres til innbygger og næringsliv og vi vil etterstrebe med å få utviklet digitale tjenester som er like for alle kommunene. Gjennom erfaringsdeling og samordning ved innføring av nye digitale tjenester vil vi redusere tid og kostnader på forarbeid/gevinstrealisering, implementering, opplæring, dokumentasjon og prosjektgjennomføring i den enkelte kommune. 

   Nasjonale felles løsninger fra KS

For at kommunal sektor i felleskap skal kunne utvikle digitale fellesløsninger har KS etablert en finansieringsordning DigiFin. Ved å utvikle tjenester sammen kan vi øke verdi for bruker samtidig som man får lavere utviklings- og forvaltningskostnader. DigiFin har satt i gang flere nasjonale prosjekt blant annet Digisos, DigiHelse og DigiBarnevern. Digitale Helgeland vil jobbe for at kommunene på Helgeland skal få tatt i bruk de nasjonale fellesløsningene som tilbys av KS. Vi ønsker også å bidra med innspill til nye prosjektforslag hvis vi kommer frem til gode ideer.

MinSide er en tjeneste fra KS der innbygger kan få lett tilgang til all relevant informasjon som omhandler innbyggeren sin dialog med kommunen. MinSide er en selvbetjeningsløsning som er tilgjengelig 24/7 365 dager i året. På min side kan man blant annet få lese digital post sendt til og fra kommunen, se eiendomsinformasjon og byggesaker. På MinSide kan man også få innsyn i tjenester fra alle kommunene man har et forhold til, en innbygger som bor i en kommune på Helgeland med hytte i en annen kommune vil få tilgang til relevant informasjon fra alle kommuner. MinSide er fremdeles under utvikling og vil etter hvert berikes med mer funksjonalitet.

Digitale Helgeland vil utarbeide handlingsplaner som vil beskrive hvilke fellesløsninger fra KS vi skal prioritere, og det må sees i sammenheng med alle andre digitaliseringsprosjekter vi skal jobbe med.

Sammenhengende tjenester på Altinn plattform

Vi ønsker å erstatte alle elektroniske skjema og papirskjema med gode, intelligente og brukervennlige digitale tjenester som er felles for alle kommunene i Digitale Helgeland. Vi vil utvikle sammenhengende tjenester på Altinns tjenesteutviklingsplattform Altinn studio. Altinn studio er et nasjonalt utviklingsverktøy som er laget for å kunne utvikle nye digitale tjenester raskt og billig. Altinn løsningen legger også til rette for enkel deling av data på tvers av etater.  Ved å bruke Altinn og produktene Altinn tilbyr kan vi unngå kostbare investeringer i egen infrastruktur. Gjenbruk av nasjonale felleskomponenter er kostnadseffektivt, og ved å bruke en nasjonal fellesløsning kan vi også være sikre på at informasjonssikkerhet og personvern blir godt ivaretatt.

Regjeringen satser på videreutvikling av Altinn plattformen og Altinn studio er et verktøy som tilrettelegger for samarbeid innad og på tvers av organisasjoner.(ref: https://www.digdir.no/digitale-felleslosninger/altinns-nye-skyplattform-i-produksjon/1590)

Tjenester som utvikles for Digitale Helgeland kan kjøre i sin helhet på plattformen til Altinn, med et kvalitetssikret, universelt utformet og brukervennlig design som er felles for alle tjenestene, men det er også mulig å integrere tjenestene på kommunenes egne nettsider ved å bruke Altinns APIer.  

Automatisering ved hjelp av RPA  

Digitale Helgeland vil ta i bruk RPA (Robotic Process Automation) for å få automatisert repetitive manuelle prosesser, der vi ser det vil ha store effektiviseringsgevinster.. RPA er en enkel programvarerobot som tolker og arbeider i et brukergrensesnitt for å utføre handlinger om og om igjen, basert på bestemte regler. En digital medarbeider utfører samme jobb som et menneske, men jobber raskere, tar aldri pauser, blir aldri syk og gjør mindre feil. Vi har mange store og viktige oppgaver i en kommune som krever analysearbeid og kreativitet og det er bedre at vi utnytter våre ressurser til å løse flere av disse oppgavene i stedet for at ansatte må bruke store deler av sin arbeidsdag til å utføre oppgaver som kan løses av en programvarerobot. Det går bort mye verdifull tid til manuelle operasjoner som for eksempel å kopiere data fra ett fagprogram til et annet, sjekke at innholdet i felt 1 stemmer med innholdet i felt 2. Spesielt innen fakturering, sak og arkiv løsninger og innsynsbehandling ser man eksempler på gode prosesser som kan automatiseres. For ansatte som må bruke mye av tiden sin på rutineoppgaver vil automatisering gjøre at ansatte får rom til å utvikle seg og bli mer kvalifisert fordi man får frigjort tid til fordypning i sitt fagfelt. Mange mennesker vil også bli mer motivert av mer stimulerende oppgaver der man får brukt sin kreativitet og kompetanse.

Alle kommuner i Norge skal levere de samme lovpålagte tjenestene til sine innbyggere, men prosesser og rutiner rundt hvordan man utfører tjenesten kan være ulik.  Innenfor hvert område i kommunene benytter man ulike fagprogram for å kunne saksbehandle og levere sine tjenester. En kartlegging viser at hver kommune på Helgeland har mellom 90 og 150 ulike fagprogram. Noen kommuner har noen av de samme fagprogrammene, men vi har eksempler på at man for de 16 ulike kommunene har mange ulike system for samme type område. Kartleggingen viser at vi har 6 ulike sak/arkiv system og 8 ulike elektroniske pasientjournal system. 

Hvert fagprogram krever utgifter til lisenser, drift, oppgradering/vedlikehold og ressurser til systemansvarlig og superbrukere. Prosesser og rutiner er ofte tilpasset de fagprogrammene man benytter, og vi ser eksempler på at kommuner som bruker samme fagprogram har bygd det opp på ulik måte. Flere kommuner på Sør-Helgeland bruker for eksempel samme økonomi system, men har bygd det opp med helt ulike kontostrenger. I Hald kommunene benytter man også samme økonomi system, men der har man valgt å bygge opp lik struktur på kontostrenger slik at de kan ha felles drift og samhandler bedre. Noen av de mest komplekse fagprogrammene krever mye tid for å forstå og konfigurere på en slik måte at man klarer å bruke systemet på en best mulig måte for å kunne ta ut gode effekter.

I tilfeller der kommunene i Digitale Helgeland skal gjøre skifter av sine systemer bør det gjøres med tanke på at flest mulig kommuner deltar i utskiftingen. Dette er for at vi både kan få ned kostnader og at vi i mye større grad kan supportere og hjelpe hverandre i innføring og bruk av fagsystemene. Vi ønsker å jobbe for at kommunene på Helgeland skal velge de samme fagprogrammene og lage felles prosesser rundt tjenestene når vi ser at det er mest hensiktsmessig. Spesielt de mindre kommunene er veldig sårbare når det kommer til ressurser, da det ofte er kun en person som har opparbeidet seg god kompetanse på de fagprogrammene som brukes. Veldig ofte har man også begrenset med tid til å sette seg godt nok inn i de komplekse fagprogrammene som brukes da man har mange ulike arbeidsoppgaver innenfor sitt fagområde. Som en konsekvens får man da mindre tid på å bli eksperter/superbruker på fagprogrammet som benyttes og man får mindre tid til å gi støtte og opplæring til andre som bruker fagprogrammene. Om vi velger de samme fagprogrammene kan vi dele på kompetanse, opplæring, ideutvikling, rutinebeskrivelser og dokumentasjon. I Hald kommunene (Alstahaug, Dønna, Leirfjord og Herøy) har man allerede gode erfaringer med at Alstahaug er systemansvarlig for økonomisystemet de kjører felles. Om man i tillegg velger å gå for en felles driftsløsning på fagprogrammene vil man få reduserte driftsutgifter.

Vi har som mål at ansatte i Helgelandskommunene skal ha god digital kompetanse og da må vi legge til rette for å bygge opp god kompetanse rundt alle fagprogrammene som benyttes. Vi ønsker å tilrettelegge for at vi kan kjøre felles fagprogram og ha felles systemansvarlig der man ser det vil gi gode gevinster. Ved å bygge opp spisskompetanse som kan deles mellom alle kommunene og bygge gode kompetansemiljø rundt fagområder og fagprogrammene som benyttes vil man i mye større grad kunne utnytte potensialet som ligger i fagprogrammene samtidig som man får redusert behovet for å ha systemansvarlige i hver enkelt kommune.

Når kommunen skal anskaffe ny teknologi eller nye digitale løsninger av en viss størrelse sier lovverket at man må gjennomføre en offentlig anskaffelse.  I digitaliseringsstrategien «Én digital sektor» fra KMD og regjering er de tydelig på at målet er å øke innovasjonseffekten av offentlige anskaffelser. Innovative anskaffelser handler om å bruke offentlige anskaffelser til å effektivisere og fornye offentlig sektor, samtidig som næringslivet innoverer og skaper nye arbeidsplasser.

Digitale Helgeland skal utarbeide en egen anskaffelsesstrategi som vil være et godt verktøy for å kunne sette langsiktige mål for anskaffelsene vi gjennomfører i regi av Digitale Helgeland.  Alle innkjøp og anskaffelser som gjennomføres utenom Digitale Helgeland må kommunene selv ta ansvar for.

Vi ønsker å jobbe for at kommunene i samarbeidet går sammen om anskaffelser som omhandler teknologi og digitale løsninger, slik at man ikke risikerer å anskaffe flere ulike systemer til samme formål. Ved å gå til felles anskaffelser vil man spare penger og ressurser i tillegg til at vi står sterkere sammen i samarbeid med leverandøren. Vi har i det siste året hatt gode erfaringer ved at flere kommuner har gått til felles anskaffelse både av elektroniske medisindispensere, felles løsninger for nettsider og digitale trygghetsalarmer. Kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord, Dønna, Grane, Hattfjelldal og Vefsn har også valgt å samarbeide rundt anskaffelse av eByggesak og har nå ute anbud på ny løsning.

Skytjenester er kostnadseffektive og fleksible, og i mange tilfeller minst like sikre som tradisjonelle IT-tjenester. Skybaserte tjenester gir tilgang til nye tjenester raskere, uten behov for store og omfattende oppgraderingsløp, og de legger til rette for at informasjonen er tilgjengelig på flere plattformer. Mange tjenester er billigere å kjøre i skyen, mens for andre tjenester vil det fremdeles være mest hensiktsmessig å bruke lokale datasenter.

Stadig flere bedrifter og offentlige etater har flyttet sine kjerneløsninger og tjenester over på skyplattform da det gir dem flere muligheter til innovasjon, effektivisering og lettere videreutvikling av gode tjenester. Skyteknologi er i en ekstrem hurtig vekst og utviklingen viser at stadig flere arbeidsoppgaver til store bedrifter flyttes over til skyen. Flere offentlige virksomheter satser også nå på skyplattformer og skytjenester. I digitaliseringsrundskrivet blir det anbefalt å bruke skytjenester dersom tjenesten er den beste og mest kostnadseffektive løsningen.

Det vil på flere digitaliseringsområder bli mer ressurskrevende og mer kostbart når de felles løsningene vi velger å implementere må tilpasses infrastrukturen til hver enkelt kommune, som i mange tilfeller vil være ulik. På sikt bør vi jobbe for å bygge opp en felles virksomhetsarkitektur for kommunene i Digitale Helgeland og denne løsningen bør være basert på skyteknologi. Ved å sammen bygge opp en felles infrastruktur vil vi ikke bare spare penger, men vi vil samtidig kunne bygge opp et stort kompetansemiljø rundt fremtidsrettet teknologi. Ett av våre mål er at vi vil gjøre Helgeland til et mer attraktivt sted å bo og jobbe. For de ungdommene som har satset på høyere teknologisk utdannelse og som ønsker seg en interessant jobb på sin hjemplass vil et stort kompetansemiljø rundt skyteknologi, IKT og digitale løsninger gjøre kommunene mer attraktive å søke jobb i. Et sterkt Digitale Helgeland vil gjøre at vi kan konkurrere med andre store kompetansebedrifter i regionen når det kommer til rekruttering. Selv om vi på sikt vil jobbe for felles virksomhetsarkitektur for alle kommunene på Helgeland vil man fremdeles måtte ha ansatte som sitter nært bruker. Samtidig vil man være mindre sårbar da kommunene kan avhjelpe hverandre når kjernesystemene og infrastrukturen er bygd opp på samme måte.

Digitale Helgeland har som mål at ansatte i helgelandskommunene skal ha god digital kompetanse samtidig som vi ønsker å bidra til at Helgeland er et attraktivt sted å bo og jobbe. Vi ønsker å skape gode løsninger sammen med innbyggere, næringsliv og frivilligheten i vår region. Vi skal legge til rette for aktiv deltaking i faglige faggrupper, skape gode nettverk og prosjekter. På denne måten skal vi skape motivasjon og legge bedre til rette for kompetanseutvikling og nettverksbygging.

Gode kompetansemiljø er et viktig virkemiddel for å gjøre regionen vår og næringslivet mer attraktivt. De demografiske utfordringene er tydelige og viser at unge folk tiltrekkes til de store byene og store regionene der de ser flere muligheter for å få seg en interessant jobb. I byene er kompetansemiljøene større og man har større muligheter for å utvikle seg videre i takt med samfunnet for øvrig. Digitale Helgeland ønsker å bidra til at ungdommen har lyst til å flytte hjem etter endt utdannelse, samtidig som vi ønsker å skape kompetansemiljø som gjør oss attraktive på jobbmarkedet også for resten av landet.

Spesialistkompetanse

Spesielt de minste kommunene er sårbare når det kommer til å opprettholde god nok kompetanse innen alle fagområder. Det er vanskelig å rekruttere folk med høy kompetanse og folk som innehar spesialistkompetanse. Vi ser at flere kommuner har behov for kompetanse innenfor personvern, jus, prosjektledelse og offentlige anskaffelser. Det er også vanskelig å finne ressurser med høy kompetanse innenfor tjenestedesign, IKT nettverk og brannmur. Vi ønsker at kommunene på Helgeland skal kunne dele på spesialistkompetanse for å redusere sårbarheten, for å kunne effektivisere, for at Helgeland skal bidra til et mer attraktivt arbeidsmarked og for å øke fleksibiliteten. Om man deler på ressurser vil det gjøre oss fleksible ved at man kan bo i en kommune på Helgeland og jobbe i en annen.  

Ledelse

Innføring av teknologi og digitale løsninger er ofte komplekst og vil ofte medføre endringer både i struktur, kultur, verdier, kompetanse, arbeidsprosesser, samhandlingsmønster og arbeidsmetoder om man skal få ut gevinster av den nye løsningen man har investert i. Om man ikke er villig til å endre tjenesten og endre måten man jobber på kan digitaliseringen bli dyrere og man klarer ikke å ta ut ønskede effekter.

For å lykkes med digitale omstillinger anbefaler PWC følgende:

• Politisk og administrativ toppledelse må ta aktivt eierskap til den digitale omstillingen
• Ansatte må involveres i omstillingsprosessene
• Gi handlingsrom for ildsjeler og endringsagenter
• Digitalisering må henge sammen med utvikling av en lærings- og innovasjonskultur
• Vurdere dagens arbeidsprosesser, styringsmodeller og organisering på nytt
• Legge til rette for kontinuerlig læring
• Gevinster må planlegges tidlig og følges opp over tid

I alle prosjekter og prosesser som gjennomføres i regi av Digitale Helgeland vil vi sette søkelys på anbefalingene som gis ovenfor. På denne måten skal vi sikre at vi får tatt ut de effektene og gevinstene vi ønsker i de digitale prosjektene vi gjennomfører i fellesskap.

Digital kompetanse hos innbyggerne

For at vi skal klare å ta ut gevinstpotensialet i våre digitale tjenester, og at innbyggerne skal oppleve det offentlige tjenestetilbudet som godt når det blir digitalisert, er vi avhengig av at alle innbyggere faktisk klarer å bruke de digitale tjenestene. På lik linje med digitale tjenester som leveres av Altinn og NAV så skal våre digitale løsninger være enkle og brukervennlige. Alle digitale tjenester som blir utviklet i Digitale Helgeland skal være universelt utformet og vi skal ha fokus på klart språk. I situasjoner der teknologi er vanskelig å forstå skal vi legge til rette for at brukere får god veiledning og menneskelig hjelp der det trengs.

Faggrupper

Digitale Helgeland vil ha egne regionale kompetanseorgan og arbeidsgrupper som skal benyttes til prosjektarbeid og deling av kunnskap og erfaringer på tvers. For hvert prosjekt som prioriteres må det følge med faggrupper. Faggruppene vil være viktige samarbeidspartnere i jobben med å kartlegge behov og gevinster.

Gruppene vil fasiliteres av Digitale Helgeland, som også vil utgjøre sekretariatfunksjonen. Faggruppene vil ha sitt eget mandat som beskriver forventninger til leveranser og samarbeid opp mot Digitale Helgeland. Digitale Helgeland kan ha følgende faggrupper:

• Tjenester, felleskomponenter og virksomhetsarkitektur
• Oppvekst (barnehage, skole og barnevern)
• Personal, arkiv, økonomi
• Helse og omsorg
• Plan, bygg, eiendom, teknisk, landbruk, næring og kultur
• Ungdom

Her finner du informasjon fra våre faggrupper

Organisering

Det er mange måter å organisere samarbeidet i Digitale Helgeland på; aksjeselskap, ansvarlig selskap, samvirkeforetak, kommunalt oppgavefellesskap eller IKS. Vi ønsker å danne et selskap som skal være et strategisk instrument for at kommunene i samarbeidet skal kunne nå målene vi har satt oss. Prosjektgruppa vil lede en prosess med hele styringsgruppa slik at vi kommer frem til en gunstig organisering av fellesskapet. 

Aksjeselskap, ansvarlig selskap og samvirkeforetak er ikke mye brukt i kommunal forvaltning og er ofte mislikt av politisk miljø fordi de da mister styringsmulighet. Kommunalt oppgavefelleskap (KO) og interkommunalt selskap (IKS) er begge selskaper som kan styres etter kommuneloven og som da vil egne seg som organisasjonsform. 

Digitale Helgeland vil bestå av et team med høykompetente folk som skal sikre at vi sikrer høy gjennomføringsevne og klarer å få realisert gevinster i alle prosjektene vi starter. Teamet skal jobbe for alle kommuner og vil bistå med spiss kompetanse innen for eksempel digitalisering, tjenestedesign, gevinstrealisering, endringsledelse, anskaffelser, personvern, informasjonssikkerhet, virksomhetsarkitektur og prosjektarbeid.

De som jobber i Digitale Helgeland kan bo i den kommunen de tilhører og det vil ikke være behov for å ha egne kontorlokaler i en av kommunene.

I styringsgruppemøte 23. oktober 2020 ble vi enige om at det ennå er for tidlig å ta en beslutning om selskapsform. Vi vil derfor komme tilbake til organisering ved et senere tidspunkt.

Les mer om dagens organisering her.

Styret

Styringsgruppa må sammen bli enige om hvem som skal sitte i styret for selskapet når organisering og selskapsform er valgt. Det må også avklares hvilket ansvar og hvilke beslutninger som skal fattes av styret og hva som skal avklares av styringsgruppa/styremedlemmene.

Finansieringsmodell

De første 2 årene vil vi belage oss på finansiering fra skjønnsmidler hos fylkesmannen. Digitale Helgeland har fått signaler om finansiering på 4 millioner i året over to år i første gang. Men vi vil også jobbe for at støtten fra fylkesmannen kan forlenges ytterligere. Skjønnsmidler fra fylkesmannen vil alene kunne dekke lønnsmidler til 2-3 stykker i 100% stilling i to år. 

Satsningen vi ønsker å få til i Digitale Helgeland krever langsiktighet og forutsigbarhet i finansieringen. Det er derfor nødvendig at vi enes om en finansieringsmodell der vi sikrer penger til å kunne realisere prosjekter og nå våre strategiske mål på lang sikt.

Vi foreslår en modell der hver kommune betaler inn en fast sum i året ut ifra om du er en kommune under 500 innbyggere, mellom 500-5000 innbyggere, 5000-10 000 innbyggere eller over 10 000 innbyggere. Hvordan finansieringsmodellen skal være vil vi komme tilbake til når vi har bestemt oss for selskapsform og organisering ved et senere tidspunkt. Inntil videre vil prosjektet finansieres av skjønnsmidler fra fylkesmannen.

Prosjektgjennomføring

Alle prosjektene vi gjennomfører skal følge prosjektveiviseren. Prosjektveiviseren er utarbeidet av Digitaliseringsdirektoratet. KS anbefaler kommunene å følge veiviseren. Formålet med prosjektveiviseren er å bidra med flere vellykkede prosjekter. Den beskriver virksomhetens overordnede styring av sine prosjekter, basert på faser og beslutningspunkter. Ved hvert beslutningspunkt vil styret i Digitale Helgeland godkjenne overgangen fra en fase til en annen. Mange kommuner har liten erfaring med å gjennomføre digitale prosjekter og det er heller ikke alle som har erfaring med å jobbe etter modellen til prosjektveiviseren. Ved å gjennomføre alle prosjekter etter denne modellen vil vi på sikt opparbeide oss god kompetanse på prosjektarbeid. 

Bakgrunnen for prosjektet og status på den digitale modenheten i kommunene på Helgeland kan du lese om på de 10 første sidene i vår digitaliseringsstrategi som du finner her (PDF, 2 MB)