ALL IN: Fra skjema til sammenhengende tjenester på Helgeland

Helgeland‑kommunene går nå sammen om et felles løft: Vi skal ikke lenger “bygge skjema”. Vi skal bygge digitale tjenester som faktisk løser hele oppgaven for innbyggeren. Prosjektet ALL IN bruker Altinn Studio og Altinn 3‑plattformen til å redesigne alle kommunale skjemabaserte prosesser. Målet er likeverdige, enkle og automatiserte tjenester – uansett om du bor i Vevelstad eller i Rana. Denne artikkelen forklarer hvorfor vi gjør det, hvordan vi arbeider, og hva det betyr for deg som kommuneansatt og deg som innbygger.

Hvorfor samarbeide?

Digitale Helgeland ble etablert fordi hver kommune alene manglet ressurser til å drive frem digitalisering i ønsket fart. I dag er ordningen et formelt interkommunalt selskap med fem ansatte som dekker 18 kommuner fra Vega i sør til Hattfjelldal i øst.

Samarbeidet har allerede gitt resultater. Alle kommunene har tatt i bruk samme sak‑ og arkivsystem. Felles anskaffelser, delte kompetansemiljøer og korte beslutningsveier gjør at ideer omsettes til handling på uker heller enn år. Når kommunedirektørene beslutter noe i fellesskap, kan vi iverksette umiddelbart.

Likevel gjenstår et stort hinder: Flere skjema‑løsninger er enten papirbaserte eller basert på proprietær programvare som ikke kan deles. Innbyggere fyller inn de samme opplysningene gang på gang, og saksbehandlere bruker tid på manuelt arbeid som kunne vært automatisert. Det går ut over kvalitet, tempo og rettssikkerhet.

Hva er ALL IN?

All Inn er svaret på disse utfordringene. Navnet rommer to poeng. Alt inn – alle skjemaer flyttes til Altinn . All in – alle Helgeland‑kommunene deltar fullt ut, og alle innbyggere får den samme tjenesten.

Konkrete mål:

Reetablere samtlige innbygger‑ og næringstjenester på Altinn Studio.
Utvikle hver tjeneste én gang og dele den som åpen kildekode, slik at alle kommuner i landet kan gjenbruke arbeidet.
Sikre universell utforming, klart språk og datadeling fra kilder som Skatteetaten, Kartverket og Brønnøysundregistrene.
Automatisere saksbehandling der lover og forskrifter tillater det.

Resultatet blir færre henvendelser, raskere vedtak og et tydeligere digitalt fotavtrykk for hele regionen.

Fra skjema til tjeneste – hva betyr det?

Når vi sier “skjema”, tenker de fleste på et statisk papirark eller en nettversjon av det samme. Brukeren må skrive inn alle opplysninger selv, ofte flere ganger. En tjeneste er imidlertid noe annet. Den:

gjenbruker data det offentlige allerede har,
viser bare feltene som faktisk gjelder den enkelte bruker,
leder brukeren gjennom hele prosessen, også vedlegg og betaling,
gir kvittering og eventuell avgjørelse umiddelbart.

Kort sagt: Skjemaet er en komponent; tjenesten er hele reisen. Vi bytter derfor ordbruken internt – vi bygger tjenester, ikke skjemaer.

Slik arbeider vi

Tjenestedesign som metode

ALL IN starter alltid med brukerinnsikt. Vi intervjuer innbyggere, næringsliv og saksbehandlere for å forstå behov og smertepunkter. Deretter kartlegger vi rammeinnsikt – lover, forskrifter og interne prosesser som setter føringer. Først da begynner selve løsningsarbeidet.

Designsprint på Brønnøysundregistrene

I juni gjennomførte prosjektgruppen en tre‑dagers designsprint i Brønnøysund. På 48 timer gikk vi fra problemdefinisjon til testet prototyp. Vi gjorde følgende:

Definerte målgruppe og behov.
Skisset flere løsningsforslag.
Bygde klikkbar prototype i Altinn Studio.
Brukertestet med både innbyggere og saksbehandlere.
Justerte på bakgrunn av funn.

Erfaringen viser at vi kan gjøre store sprang på kort tid når vi sitter fysisk sammen og har fullt fokus.

Innbygger‑ og fagpool

Vi bygger nå en fast innbyggerpool og en fagpool. Alle som ønsker å bidra med intervjuer og brukertesting kan melde seg. Poolene gir rask tilgang til stemmene som teller, slik at hver ny tjeneste treffer behovene fra dag én.

Delingskultur

Alt vi utvikler publiseres som åpen kildekode. Den som deler mest, lærer mest. Det samme prinsippet gjelder dokumentasjon, maler og opplæringsopplegg. På den måten senker vi terskelen for andre kommuner som vil følge etter.

Hva betyr ALL IN for deg som kommuneansatt?

Rolle	Hva endrer seg?	Hvordan påvirker det deg?
Saksbehandler	Færre manuelle kontroller. Mer kvalitetssikring skjer automatisk.	Du får mer tid til faglige vurderinger og brukerdialog.
Leder	Én felles drifts‑ og forvaltningsmodell.	Bedre styringsdata og lavere driftskostnader.
IT‑ansvarlig	Altinn Studio er skybasert og åpen kildekode.	Mindre lokal forvaltning. Fokus flyttes til integrasjoner og informasjonssikkerhet.
Økonomi	Én felles løsning gir stordriftsfordeler.	Budsjettet flyttes fra lisenskostnader til kompetansebygging.
Tjenesteeier	Fleksible moduler som kan tilpasses lokale behov uten å rive alt.	Kortere vei fra behov til løsning.

Kvalitet, sikkerhet og lovverk

Altinn oppfyller kravene til personvern, universell utforming og informasjonssikkerhet. Plattformen er anbefalt av Digitaliseringsdirektoratet og støtter elektronisk signatur, maskin‑til‑maskin‑tilgang (M2M) og moderne API‑er.

Ved å hente data fra nasjonale kilder blir tjenestene både riktigere og tryggere. Eksempel: Søknad om redusert foreldrebetaling i SFO kan hentes direkte fra Skatteetatens inntektsdata.

Veien videre

All Inn handler om mer enn ny teknologi. Det handler om å gi innbyggerne like rettigheter i praksis. Når skjemaer blir helhetlige tjenester, får innbyggeren én dør inn – og kommunene får én kilde til sannhet.

Prosjektgruppen tror på åpenhet, deling og læring som motor for utvikling. Vi inviterer derfor innbyggere, næringsliv og kommuneansatte til å være med fra start. Sammen legger vi grunnlaget for en offentlig sektor som er både enklere, raskere og mer rettferdig.

Den som deler mest, lærer mest.

God sommer fra prosjektteamet i ALL IN