RPA sparer nesten 10 årsverk i året
Roboten som håndterer transaksjoner i Helge Land-kommunene er i full drift:
• 6675 transaksjoner per uke
• Tidsbesparelse: 3 minutter per transaksjon
• = 1445 arbeidstimer spart per måned
• = nesten 10 årsverk spart i året
Automatiseringen frigjør tid fra rutinepregede oppgaver – tid som nå kan brukes på fag og innbyggerdialog.
DUO Arkiver – kunstig intelligens på postmottaket
I juli starter utrullingen av DUO Arkiver, som bruker kunstig intelligens og maskinlæring til å sortere og arkivere e-poster automatisk.
Ved oppstart vil DUO håndtere rundt 70 % av postmengden, tilsvarende ca. 9 100 e-poster per måned. Det alene gir:
• 758 arbeidstimer spart per måned
• Over 500 000 kroner spart per måned
Men det stopper ikke der: Etter hvert som systemet trenes opp og integreres bedre, forventes DUO å kunne håndtere opptil 13 000 e-poster per måned – noe som vil gi vesentlig høyere besparelser i både tid og kostnader.
Samtidig forbedrer løsningen etterlevelsen av offentleglova og arkivlova, reduserer risiko for feil, og legger til rette for økt transparens og tilgjengelighet.
Nye felles verktøy
ConnectFlow handler ikke bare om automatisering – det handler også om å etablere en felles verktøykasse som gir kommunene bedre kontroll på dokumentflyt, arkiv og integrasjon. I 2025 innføres flere sentrale løsninger som vil bidra til dette.
Elements Skjemaadministrator er ett av disse verktøyene. Det gir kommunene bedre kontroll på digitale skjemaer, sørger for at de er riktig koblet til fagsystemene og varsler automatisk hvis noe ikke fungerer som det skal. Det gjør at færre skjema havner på avveie, og at saksbehandlingen kan skje raskere og tryggere. Verktøyet vil være en viktig brikke i det videre arbeidet med å digitalisere kommunale tjenester.
Et annet viktig verktøy er Samsvar – et styringsverktøy som hjelper kommunene å få oversikt over hvilke systemer som skaper arkivverdig informasjon. Med Samsvar blir det enklere å holde arkivplanene oppdaterte, og sikre at kommunen etterlever både arkivloven og andre krav til dokumentasjon. Dette gir også et bedre utgangspunkt for fremtidig bruk av kunstig intelligens, datadeling og automatiserte prosesser, fordi kommunen vet hvor informasjonen ligger – og hvem som har ansvar for den.
Begge disse løsningene styrker kommunenes modenhet og gir et solid fundament for å møte fremtidige krav til effektiv og sikker informasjonsforvaltning.