Helge Land gir gevinst i alle medlemskommunerConnectFlow har for en tid tilbake integrert RPA-prosesser i samtlige medlemskommuner. Roboten «Helge Land» tar seg av repetitive oppgaver, slik at mennesker kan konsentrere seg om oppgaver som krever menneskelig vurdering. Frem til nå har Helge gjennomført 48 483 transaksjoner i arkivet. Det betyr at vi har spart tre minutters arbeidstid hele 48 483 ganger siden oppstarten! Den samlede besparelsen tilsvarer om lag 1,68 millioner kroner. Våre medlemmer har med dette fått et etterlengtet løft, med mer tid tilgjengelig til nødvendig arkivarbeid.Neste steg: KI i postmottakeneI perioden har prosjektet jobbet med innsamling av data for å trene noden som skal benytte maskinlæring til håndtering av e-post i postmottakene hos våre medlemmer. Nå skal vi ta i bruk KI for å effektivisere oppfølgingen av e-poster, slik at de blir håndtert raskere og sendt til rett instans så tidlig som mulig. Våre postmottak mottar hver måned ca. 15 000 e-poster. Håndtering, sletting, videresending og arkivering tar i gjennomsnitt fem minutter per e-post. Dette tilsvarer ca. 1 250 timer per måned med oppfølging av innkommende e-post. DUO, levert av Best of Breed, vil håndtere 80 % av disse e-postene når vi ruller ut tjenesten om få uker. Vi har brukt tiden godt på sikkerhetsanalyser og på å kartlegge våre medlemmers behov og ønsker.Felles løft for arkivplaneneFremover vil vi fokusere på oppgradering og samarbeid rundt systematisk oppfølging av arkivplanene. Dette løpende, møysommelige arbeidet med å holde planene oppdatert er krevende, og nå legger vi til rette for en mer samordnet og enhetlig forvaltning. En stor del av innholdet er likt i kommunene, og det er derfor lite hensiktsmessig at alle gjør den samme jobben. Dette vil frigjøre tid slik at kommunene kan fylle inn unik informasjon på et mer detaljert nivå, og dermed spare tid på oppfølgingen.Bedre oversikt gir smartere forvaltningArbeidet med arkivplanene krever stor grad av orden internt, og vi jobber nå med detaljkartlegging av dagens løsninger hos eierkommunene. Vi ser samtidig på hvilke grunnleggende behov som må dekkes, og hva som ideelt sett bør kartlegges for å øke verdien for kommunenes IT-avdelinger. Forvaltning av kontrakter, passord, sertifikater, lisensbruk og kostnadsoversikt er åpenbare områder der vi ønsker bedre kontroll. Med god oversikt vil vi i fremtiden kunne unngå unødvendige lisensanskaffelser, samtidig som vi får et bedre kunnskapsgrunnlag for eventuelle felles innkjøp i samarbeidet.