ConnectFlow - smidig dokumenthåndtering og samarbeid

En viktig del av ConnectFlow er bruk av RPA, altså robotisert prosessautomatisering. RPA brukes til å automatisere manuelle og gjentakende oppgaver som tidligere måtte utføres av ansatte i kommunene. 

Dette kan for eksempel være oppgaver knyttet til registrering, flytting, sortering, kontroll eller behandling av saker og dokumentasjon. Når slike oppgaver automatiseres, frigjøres tid som kan brukes på mer krevende oppgaver som kvalitetskontroll, veiledning, innsyn, internkontroll og forbedring av arbeidsprosesser. 

RPA handler derfor ikke bare om effektivisering. Det handler også om å redusere sårbarhet, sikre mer lik praksis på tvers av kommunene og gjøre det lettere å håndtere store mengder dokumentasjon på en trygg og strukturert måte.

DUO er en løsning som bidrar til å effektivisere og forbedre håndteringen av e-post og digital post til kommunene. Kommunene mottar store mengder henvendelser, og mye av dette må vurderes, sorteres, journalføres eller sendes videre til riktig sted. 

Ved hjelp av DUO kan en større del av denne behandlingen støttes digitalt. Løsningen bidrar til å identifisere hva henvendelser gjelder, foreslå videre håndtering og redusere mengden manuelt arbeid i postmottakene. 

Dette gir kommunene bedre forutsetninger for raskere behandling, mer lik praksis og bedre kontroll. Samtidig er det fortsatt viktig med menneskelig kvalitetssikring, særlig i saker som er uklare, sensitive eller krever faglig vurdering. DUO skal derfor sees som et verktøy som støtter arkivtjenesten og saksbehandlingen, ikke som en erstatning for faglig ansvar. 

Et sentralt spor i ConnectFlow er arbeidet med å etablere et felles data- og dokumentasjonssenter for kommunene på Helgeland. 

Bakgrunnen er at arkiv, dokumentasjonsforvaltning, innsyn, internkontroll, systemforvaltning og digitalisering blir stadig mer komplekst. Hver enkelt kommune har ansvar for å sikre dokumentasjon, etterleve lovkrav og ivareta innbyggernes rettigheter, men det er krevende å bygge tilstrekkelig kapasitet og spesialisert kompetanse alene. 

Et felles data- og dokumentasjonssenter skal bidra til å samle kompetanse, styrke fagmiljøet og gi kommunene bedre støtte i det daglige arbeidet. Senteret skal kunne arbeide med blant annet postmottak, skanning, daglig arkivdrift, opplæring, kvalitetskontroll, innsyn, internkontroll, systemforvaltning, integrasjoner og videreutvikling av digitale arbeidsprosesser. 

Målet er ikke å ta bort kommunenes ansvar, men å gi kommunene en sterkere felles kapasitet til å ivareta ansvaret på en trygg, effektiv og fremtidsrettet måte. 

ConnectFlow handler også om mer enn arkiv og dokumenthåndtering i tradisjonell forstand. Når kommunene digitaliserer tjenestene sine, skapes dokumentasjon og data i mange ulike fagsystemer. Denne informasjonen må kunne forstås, gjenfinnes, sikres, deles og bevares på en kontrollert måte. 

Derfor arbeider ConnectFlow videre med enhetlig dataforvaltning. Det betyr at kommunene skal få bedre oversikt over hvilke data og hvilken dokumentasjon som skapes, hvor informasjonen finnes, hvilke systemer som brukes, hvem som har ansvar, hvilke krav som gjelder, og hvordan informasjonen kan brukes på en trygg og lovlig måte. 

Enhetlig dataforvaltning skal bidra til bedre internkontroll, bedre grunnlag for styring, mer effektiv saksbehandling og bedre muligheter for automatisering og kunstig intelligens på sikt. For å lykkes med dette må kommunene ha kontroll på dokumentasjonen, systemene, dataflyten og ansvarsforholdene.

RPA, DUO, data- og dokumentasjonssenteret og enhetlig dataforvaltning er ikke enkeltstående tiltak. De er deler av samme utviklingsløp. 

RPA automatiserer konkrete oppgaver. 

DUO forbedrer håndteringen av e-post og postmottak. 

Data- og dokumentasjonssenteret bygger felles kapasitet og kompetanse. 

Enhetlig dataforvaltning gir kommunene bedre kontroll på informasjon, dokumentasjon og data på tvers av systemer og tjenester. 

Til sammen skal dette bidra til at kommunene på Helgeland får en mer robust, effektiv og fremtidsrettet dokumentasjonsforvaltning. Det skal gi bedre kvalitet, mindre sårbarhet, mer lik praksis og bedre tjenester til innbyggere og næringsliv. 

ConnectFlow er derfor ikke bare et arkivprosjekt. Det er et viktig steg i kommunenes digitale transformasjon.