ConnectFlow - smidig dokumenthåndtering og samarbeid

Hvorfor ønsker vi å samarbeide rundt dokumenthåndtering?

Vi ønsker blant annet å:

• automatisere gjentakende oppgaver
• få mer tid til kontroll, veiledning og kompetanseutvikling
• gjøre posthåndtering enklere og raskere i alle kommuner
• gå over til kun digital post
• hjelpe til med å korte ned saksbehandlingstiden i kommunen
• skape et større arkivfaglig miljø på Helgeland
• dele kunnskap, ressurser og kostnader for videreutvikling
• ta bedre vare på informasjonssikkerhet og personvern
• redusere sårbarhet

I stedet for at hver kommune skal forsøke å få oppfylt sine ønsker hver for seg, tenker vi det er smartere og mer bærekraftig at vi gjør dette sammen!! 

Hva skal vi gjøre i forprosjektet?

Det viktigste vi skal gjøre i forprosjektet er å gjennomføre innsiktsarbeid og kartlegging i den enkelte kommune. Ved å bruke tid på en grundig innsiktsfase får vi en dypere forståelse av behovene til hver enkelt kommune. Dette inkluderer hvilke typer dokumenter som håndteres, om det mottas på papir eller via digitale kanaler. Vi trenger å få innsikt i eksisterende systemer som brukes, og vi trenger å finne ut av hvordan arbeidsprosessene er i den enkelte kommune. Vi ønsker å avdekke om det er noen utfordringer i arbeidshverdagen og om det finnes arbeidsprosesser som kunne vært automatisert for å få frigjort tid som kan brukes på andre viktige arbeidsoppgaver som man ikke rekker i en travel arbeidshverdag. Innsikten skal vi skaffe oss ved å prate med ressurspersoner og nøkkelpersoner i alle kommunene. 

Vi trenger også å få oversikt i hvor stor grad kommunene har innarbeidet arkivfunksjonen som en del av kommunen sitt internkontrollsystem, og om man benytter seg av alle innebygde funksjoner i sak-arkiv systemet,  og har bygget seg egne arbeidsflyter og i hvor stor grad man jobber med kvalitetsforbedrende tiltak. 

Den doble diamanten

I forprosjektet har vi valgt å jobbe etter den doble diamanten, som er en design prosess som der kjernen er å tenke stort og snevre inn etterhvert.

I den doble diamanten skal vi jobbe etter fire faser:

1. Oppdag problemene
   • Innsikt, kartlegging, samle informasjon
   • Hva er årsaken til problemene?
2.  Definer utfordringen på andre måter
   • Innsikt hjelper til med å definere utfordringene
   • snevre inn og definere problemene
3. Utvikle mulige løsninger
   • Oppfordre folk til å gi forskjellige svar på det klart definerte problemet, skisser opp mulige løsninger
4. Lever løsning som kan testes

Hvem er med i forprosjektet?

Vi har opprettet en prosjektgruppe som består av 9 personer. Vi har med både arkivfaglig ressurser og tekniske ressurser som representerer både små, mellomstore og store kommuner på Helgeland. I tillegg jobber vi med å få plass en referanse gruppe som vil bestå av interne ressurser fra hver kommune, pluss eksterne samarbeidspartnere (arkivverket, Datatilsynet, IKT agder med flere).

Forprosjektet er vel gjennomført

I februar 2024 ble sluttrapporten overlevert styret i Digitale Helgeland og det ble enstemmig vedtatt i styret at vi skal gå videre med et hovedprosjekt. 

Rapport med vedlegg kan leses her:

Sluttrapport ConnectFlow (PDF, 2 MB)

Vedlegg 1 - sluttrapport innsiktsarbeid (PDF, 10 MB)

Vedlegg 2 - resultat kartlegging (PDF, 613 kB)