ConnectFlow - smidig dokumenthåndtering og samarbeid

Kommunene på Helgeland har blitt enige om å starte et forprosjekt der vi ønsker å finne ut om det er hensiktsmessig med ett tettere samarbeid rundt dokumenthåndtering og arkiv på Helgeland. Målet vårt er å få på plass en enda mer solid og effektiv arkivfunksjon i alle kommuner, der vi oppfyller kommunen sitt arkivansvar og tilbyr gode tjenester til innbygger og næringsliv.

Arkivloven pålegger alle kommuner et ansvar for å ha et arkiv. I henhold til arkivloven § 6 plikter offentlige organer å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid.

Offentlige organer skal innrette sine arkiver på en slik måte at de ikke bare dekker det kortsiktige forvaltningsmessige behovet som organet måtte ha, men også det langsiktige samfunnsmessige behovet for å ta vare på viktig dokumentasjon.

Arkivansvaret innebærer en plikt til å sikre arkivmaterialet mot å gå tapt og til å bevare arkivenes bevisverdi, integritet, autentisitet og konfidensialitet. Arkivene skal være tilgjengelige, ikke bare for organet selv, men også for tilsynsorganer, kontroll fra de folkevalgte og innsyn fra offentligheten.

Hvorfor ønsker vi å samarbeide rundt dokumenthåndtering?

Vi ønsker blant annet å:

  • automatisere gjentakende oppgaver
  • få mer tid til kontroll, veiledning og kompetanseutvikling
  • gjøre posthåndtering enklere og raskere i alle kommuner
  • gå over til kun digital post
  • hjelpe til med å korte ned saksbehandlingstiden i kommunen
  • skape et større arkivfaglig miljø på Helgeland
  • dele kunnskap, ressurser og kostnader for videreutvikling
  • ta bedre vare på informasjonssikkerhet og personvern
  • redusere sårbarhet

I stedet for at hver kommune skal forsøke å få oppfylt sine ønsker hver for seg, tenker vi det er smartere og mer bærekraftig at vi gjør dette sammen!! 

Hva skal vi gjøre i forprosjektet?

Det viktigste vi skal gjøre i forprosjektet er å gjennomføre innsiktsarbeid og kartlegging i den enkelte kommune. Ved å bruke tid på en grundig innsiktsfase får vi en dypere forståelse av behovene til hver enkelt kommune. Dette inkluderer hvilke typer dokumenter som håndteres, om det mottas på papir eller via digitale kanaler. Vi trenger å få innsikt i eksisterende systemer som brukes, og vi trenger å finne ut av hvordan arbeidsprosessene er i den enkelte kommune. Vi ønsker å avdekke om det er noen utfordringer i arbeidshverdagen og om det finnes arbeidsprosesser som kunne vært automatisert for å få frigjort tid som kan brukes på andre viktige arbeidsoppgaver som man ikke rekker i en travel arbeidshverdag. Innsikten skal vi skaffe oss ved å prate med ressurspersoner og nøkkelpersoner i alle kommunene. 

Vi trenger også å få oversikt i hvor stor grad kommunene har innarbeidet arkivfunksjonen som en del av kommunen sitt internkontrollsystem, og om man benytter seg av alle innebygde funksjoner i sak-arkiv systemet,  og har bygget seg egne arbeidsflyter og i hvor stor grad man jobber med kvalitetsforbedrende tiltak. 

Den doble diamanten

I forprosjektet har vi valgt å jobbe etter den doble diamanten, som er en design prosess som der kjernen er å tenke stort og snevre inn etterhvert.

I den doble diamanten skal vi jobbe etter fire faser:

  1. Oppdag problemene
    • Innsikt, kartlegging, samle informasjon
    • Hva er årsaken til problemene?
  2.  Definer utfordringen på andre måter
    • Innsikt hjelper til med å definere utfordringene
    • snevre inn og definere problemene
  3. Utvikle mulige løsninger
    • Oppfordre folk til å gi forskjellige svar på det klart definerte problemet, skisser opp mulige løsninger
  4. Lever løsning som kan testes

Hvem er med i forprosjektet?

Vi har opprettet en prosjektgruppe som består av 9 personer. Vi har med både arkivfaglig ressurser og tekniske ressurser som representerer både små, mellomstore og store kommuner på Helgeland. I tillegg jobber vi med å få plass en referanse gruppe som vil bestå av interne ressurser fra hver kommune, pluss eksterne samarbeidspartnere (arkivverket, Datatilsynet, IKT agder med flere).

 

Prosjektgruppe felles dokumentsenter
Navn Organisasjon Rolle
Hilde T L Rafaelsen Digitale Helgeland Prosjektleder
Nina Jørgensen Bindal kommune Arkivfaglig ressurs
Thomas Andersen HALD (Alstahaug, Dønna, Leirfjord, Herøy) Teknisk ressurs
Linda Jakobsen Alstahaug Arkivfaglig ressurs
Camilla Falch Digitale Helgeland Prosjektmedarbeider
Børge Odden Grane og Hattfjelldal Teknisk ressurs
Jens-Erik Hermansen Øyriket IKT (Brønnøy, Vega og Vevelstad) Teknisk ressurs
Marita Eriksen Rana kommune Arkivfaglig ressurs
Bitten Rolfsen Vefsn kommune Felles tjenester

 

Forprosjektet er vel gjennomført

I februar 2024 ble sluttrapporten overlevert styret i Digitale Helgeland og det ble enstemmig vedtatt i styret at vi skal gå videre med et hovedprosjekt. 

Rapport med vedlegg kan leses her:

Sluttrapport ConnectFlow (PDF, 2 MB)

Vedlegg 1 - sluttrapport innsiktsarbeid (PDF, 10 MB)

Vedlegg 2 - resultat kartlegging (PDF, 613 kB)

Kontakt oss

Hilde T Lauvset Rafaelsen
Daglig leder
E-post
Telefon 48 18 42 16