Les mer om prosjektet

Hovedmålet med prosjektet er å etablere en mer samordnet, robust og fremtidsrettet økonomifunksjon på tvers av Helgelandskommunene. 
 
Prosjektet skal bidra til: 
• Redusert sårbarhet i økonomifunksjonene 
• Styrkede fagmiljøer og bedre kompetansedeling 
• Bedre ressursutnyttelse på tvers av kommunene 
• Økt standardisering av arbeidsprosesser 
• Økt digitalisering og automatisering 
• Bedre styringsinformasjon og beslutningsgrunnlag 
• Etablering av felles systemer og arbeidsformer 
• Mer bærekraftige og fremtidsrettede tjenester 

Prosjektet ledes av Digitale Helgeland i samarbeid med deltakende kommuner på Helgeland. 
 
Det er etablert: 
• Styringsgruppe 
• Prosjektgruppe 
• Arbeidsgrupper med representanter fra kommunene 
• Jevnlige check-ins og webinarer gjennom FLYT hver tredje uke 
• Workshops og innsiktsarbeid med kommunene 
 
Prosjektet gjennomføres i tett samarbeid med kommunedirektører, økonomiledere, HR, ansatte og øvrige nøkkelressurser i kommunene. 

Fase 1 hadde som mål å etablere et felles faktagrunnlag og identifisere utfordringer, behov og muligheter for samarbeid. 
 
Gjennomført arbeid: 
• Kartlegging av dagens økonomifunksjoner 
• Innsiktsarbeid og intervjuer 
• Analyse av systembruk, organisering og arbeidsprosesser 
• Identifisering av utfordringer og forbedringsområder 
• Utarbeidelse av strategisk rapport og anbefalinger 
• Etablering av felles forståelse for behovet for samarbeid 
 

Fase 2 skal etablere grunnlaget for videre samarbeid og forberede kommunene på felles anskaffelse og implementering. 
 
Gjennomført arbeid i fase 2: 
• Oppstart og kick-off med kommunene 
• Etablering av arbeidsgrupper 
• Jevnlige check-ins og FLYT-webinarer 
• Ressurskartlegging og spørreskjema 
• Kartlegging av arbeidsprosesser og hovedområder 
• Innsamling av innspill fra kommunene 
• Diskusjon og avklaringer knyttet til omfang og organisering 
• Arbeid med gevinstområder og gevinstrealisering 
• Dialog om samarbeidsmodell og styringsstruktur 
• Forankringsarbeid og involvering av kommunene 
 
Arbeid som gjenstår i fase 2: 
• Endelig anbefaling om samarbeidsmodell 
• Avklaringer knyttet til organisering og styring 
• Ferdigstillelse av krav og premisser for samarbeid 
• Videre harmonisering av prosesser og behov 
• Utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for kommunene 
• Planlegging av videre anskaffelses- og implementeringsløp 
 

Fase 3 vil ha hovedfokus på etablering av felles strukturer og gjennomføring av felles anskaffelse av nytt økonomisystem for de samarbeidende kommunene. 
 
Kommunene vurderer et felles økonomisystem som en nødvendig forutsetning for å lykkes med et mer samordnet og bærekraftig samarbeid om økonomifunksjonene. 
 
Planlagte aktiviteter: 
• Etablere endelig samarbeidsmodell og styringsstruktur 
• Gjennomføre behovsanalyse og harmonisering av krav 
• Utarbeide felles kravspesifikasjon 
• Gjennomføre anskaffelsesprosess for nytt økonomisystem 
• Evaluere tilbud og velge løsning 
• Etablere felles forvaltningsmodell 
• Standardisere sentrale arbeidsprosesser 
• Planlegge implementering og overgang 
• Kompetanseheving og endringsledelse 
• Pilotering og testing av løsninger 
 
Prosjektet vil ha behov for ekstern bistand til blant annet: 
• Anskaffelsesfaglig rådgivning 
• Juridisk bistand 
• Prosessledelse 
• Kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag 
• Systemarkitektur og integrasjoner 
 

Fase 4 skal sikre implementering, innføring og gevinstrealisering av løsningene som etableres i fase 3. 
 
Planlagte aktiviteter: 
• Implementering av nytt økonomisystem 
• Opplæring og kompetansebygging 
• Datamigrering og integrasjoner 
• Harmonisering av arbeidsprosesser og rutiner 
• Automatisering og videre digitalisering 
• Evaluering og justering av løsninger 
• Gevinstmåling og gevinstrealisering 
• Videre utrulling og regional samhandling 
• Langsiktig plan for drift og videre utvikling

Prosjektet forventes å gi betydelige gevinster for kommunene på Helgeland. 
 
Forventede gevinster: 
• Større og mer robuste fagmiljøer 
• Redusert sårbarhet ved fravær og turnover 
• Bedre kvalitet og mer standardiserte tjenester 
• Økt automatisering og redusert manuelt arbeid 
• Bedre styringsinformasjon og datagrunnlag 
• Mer effektiv ressursbruk 
• Bedre samarbeid og kompetansedeling 
• Mer bærekraftige og fremtidsrettede tjenester 
• Bedre grunnlag for rekruttering og utvikling