Dokumentert effekt med DUO
Utviklingen i ConnectFlow fortsetter i godt tempo, og særlig arbeidet med DUO-løsningen gir nå tydelige resultater. Alle kommunene har nå gått inn i fase 2. Løsningen justeres for å treffe best mulig, på tvers av kommunegrensene. Testen er bestått med svært gode resultater, og bekrefter at løsningen er robust nok til også å håndtere komplekse postmottak.
– Vi er på rett vei. Det vi ser nå er at arbeidet faktisk gir konkrete forbedringer, både i kvalitet og effektivitet, sier prosjektleder Christian Lorentsen.
Ambisjonen er å automatisere mest mulig av hele kjeden fra e-post mottas til saken er ferdig journalført i sak- og arkivsystemet. Erfaringene så langt viser at dette gir bedre flyt i arbeidsprosessene, høy kvalitet og mer effektiv bruk av kompetansen i kommunene.
Snart valg av vertskommune for felles dokumentasjonssenter
Parallelt pågår arbeidet med etableringen av et felles data- og dokumentasjonssenter for Helgeland. Her utvikles blant annet en tydelig tjenestekatalog som skal sikre felles forståelse, god forankring og effektiv drift på tvers av kommunene. Dette er et viktig steg i retning av mer samordnet dokumentasjonsforvaltning. Valg av vertskommune for dokumentasjonssenteret skal avgjøres i løpet av august av kommunestyrene, og målet er at senteret skal være oppe og gå 01.01.2027. Nå starter det viktige arbeidet med dialogmøter mellom hovedtillitsvalgte og tiltenkt vertskommune, slik at dette blir en god prosess for alle involverte.
Felles arkivkjerne inspirerer andre
Arbeidet med ekstern arkivkjerne er også sentralt. Ved å samle data og historisk dokumentasjon på ett sted styrkes både tilgjengelighet, gjenbruk og kvalitet. Samtidig legger dette til rette for bedre håndtering av innsyn og bidrar til økt åpenhet og tillit.
Det er også verdt å merke seg at Værnesregionen nå har oppgradert sin eksterne arkivkjerne til samme modell som Digitale Helgeland anbefaler for sine medlemmer. Dette gir ytterligere bekreftelse på at prosjektet står støtt i de faglige vurderingene som er gjort. Dette prosjektet vil være en viktig brikke for å få en smertefri overgang til et data og dokumentasjonssenter.
ConnectFlow viser hvordan samarbeid, felles løsninger og målrettet utvikling kan gi mer robuste tjenester og bedre ressursutnyttelse.