Vi ønsker blant annet å:
- automatisere gjentakende oppgaver
- få mer tid til kontroll, veiledning og kompetanseutvikling
- gjøre posthåndtering enklere og raskere i alle kommuner
- gå over til kun digital post
- hjelpe til med å korte ned saksbehandlingstiden i kommunen
- skape et større arkivfaglig miljø på Helgeland
- dele kunnskap, ressurser og kostnader for videreutvikling
- ta bedre vare på informasjonssikkerhet og personvern
- redusere sårbarhet
Etter at forprosjektet er ferdig skal vi ha kommet frem til et felles utfordringsbilde for alle kommunene på Helgeland, og vi skal ha god innsikt i hvilke muligheter vi har innenfor regelverk og teknologi for å beslutte om kommunene skal jobbe videre med å etablere ett felles dokumentsenter på Helgeland. vi har fått gjort avklaringer om hva som er mulig å få til sammen innenfor regelverket og om det vil være hensiktsmessig med ett felles dokumentsenter på Helgeland.
Etter påske vil vi snakke med arkivressurser og andre viktige brukergrupper fra kommunene for å gjennomføre intervjuer. Det er viktig å få oversikt over situasjonen nå, for å forstå hvilke oppgaver som utføres, om det er utfordringer, og hvilke ønsker og muligheter folk ser for seg innen arkiv og dokumenthåndtering framover.
I prosjektgruppen har vi foreløpig med ressurser fra Rana, Alstahaug, Bindal, Brønnøy og Vefsn i tillegg til Digitale Helgeland. Vi har også søkt prosjektskjønnsmidler hos statsforvalter til forprosjektet.