Skritt mot et forpliktende samarbeid
For å takle de identifiserte utfordringene og realisere en visjon om effektiv, tilgjengelig og sikker dokumenthåndtering er styret i Digitale Helgeland enig om følgende:
Søknad om skjønnsmidler: Kommunene har søkt skjønnsmidler hos Statsforvalteren for å finansiere et hovedprosjekt. Dette prosjektet vil ha som sitt primære mål å etablere et forpliktende samarbeid rundt dokumenthåndtering. Midlene vil blant annet gå til å ansette en prosjektleder og frikjøpe interne ressurser for å arbeide dedikert med prosjektet.
Intensjonsavtale: Som et første skritt mot et forpliktende samarbeid, inngår kommunene en intensjonsavtale som en overgang til den endelige samarbeidsavtalen blir formalisert.
Kompetanseheving: En felles front på kompetanseheving innen dokumenthåndtering er allerede under utvikling. Dette inkluderer kurs i arbeidsflyter, maler og hvordan utnytte robotprosessautomatisering (RPA) for å implementere automatisering i dokumenthåndteringsprosessene.
Felles anskaffelse: Kommunene skal foreta felles anskaffelser av teknologi som støtter automatisering og effektiv kontroll.
Felles maler og arbeidsflyter: Utvikling og implementering av felles maler og arbeidsflyter for å standardisere prosesser på tvers av kommunegrensene.
Teknologiimplementering: Anvendelsen av ny teknologi skal skreddersys for å passe de felles arbeidsprosessene.
Utredning av felles arkivkjerne: En felles anskaffelse av en frittstående arkivkjerne vil bli utredet for å ytterligere forbedre samarbeidet og effektiviteten.
Integrasjoner: Arbeidet med å integrere sak-/arkivsystemer med andre fagsystemer vil begynne, med mål om økt automatisering.
Langsiktig strategi: Utviklingen av en felles strategi for dokumenthåndtering vil sikre at kommunene på Helgeland kan fortsette å bygge på suksessene og forbedre tjenestene over tid.
Samarbeid som nøkkelen til suksess
Gjennom ConnectFlow-prosjektet er det blitt klart at samarbeid mellom kommunene ikke bare er ønskelig, men essensielt for å håndtere de økende kravene til effektivitet og tilgjengelighet av offentlig informasjon. Ved å dele ressurser, kunnskap og teknologiske løsninger, kan kommunene oppnå større skalerbarhet og fleksibilitet i dokumenthåndteringen. En modell for samarbeid vil legge til rette for standardiserte prosesser, felles plattformer, og ikke minst, en mer enhetlig service til innbyggerne. Et godt og tett samarbeid med vår leverandør Sikri blir også viktig for oss i tiden som kommer.
Flere kommuner deltok på felles kurs innenfor arbeidsflyter i februar. Kurset ble holdt av Sikri, vår leverandør av sak-arkiv løsningen vi brukerKompetanseheving for fremtiden
En annen viktig innsikt fra ConnectFlow er behovet for kontinuerlig kompetanseheving innen dokumenthåndtering. Teknologiske fremskritt gjør at oppgaver og prosesser stadig endrer seg, og det er derfor viktig at ansatte i kommunene utrustes med den kunnskapen og de verktøyene de trenger for å møte disse endringene. Prosjektet foreslår opprettelsen av kompetanseplattformer og felles opplæringsprogrammer for å sikre at alle ansatte har tilgang til nødvendig opplæring og veiledning.
Teknologisk innovasjon som driver
Digitalisering og automatisering står sentralt i ConnectFlow-prosjektets visjon for fremtidig dokumenthåndtering. Ved å ta i bruk kunstig intelligens (KI), maskinlæring og robotprosessautomatisering (RPA), kan kommunene effektivisere mange av de manuelle og tidkrevende prosessene som i dag preger dokumenthåndteringen. Dette vil ikke bare frigjøre verdifull tid for de ansatte, men også øke nøyaktigheten og tilgjengeligheten av informasjon.
Realisering av visjonen
Gjennom disse tiltakene vil kommunene på Helgeland ta et stort skritt mot å realisere en visjon om en smartere, mer samarbeidsorientert og fremtidssikker dokumenthåndtering. Dette vil ikke bare forbedre kvaliteten på tjenestene som tilbys innbyggerne, men også styrke kommunenes kapasitet til å møte fremtidige utfordringer og muligheter.
Ved å jobbe sammen, investere i kompetanse og teknologi, og etablere en sterk ramme for samarbeid, står Helgeland kommunene klar til å lede an i utviklingen av neste generasjons offentlige tjenester.
Forprosjektet er vel gjennomført
I februar 2024 ble sluttrapporten overlevert styret i Digitale Helgeland og det ble enstemmig vedtatt i styret at vi skal gå videre med et hovedprosjekt.
Rapport med vedlegg kan leses her:
Sluttrapport ConnectFlow (PDF, 2 MB)
Vedlegg 1 - sluttrapport innsiktsarbeid (PDF, 10 MB)
Vedlegg 2 - resultat kartlegging (PDF, 613 kB)