Oppgradering til Elements cloud

Digitale Helgeland har sammen med arkivledere, IKT og styringsgruppa besluttet å samarbeide i et felles prosjekt for å få oppgradert Ephorte og ESA til Elements cloud. Prosjektet hadde formell oppstart i april 2021 og vi hadde produksjonssetting av ny løsning 3. januar 2022.

Kort fortalt

Etter arkivloven er kommunene pliktig til å ha et arkiv. Arkivet er selve navet i nesten all saksbehandling som en kommune foretar seg. . Det betyr at flere andre systemer må integreres med sak -arkiv systemet for at tjenesten skal oppleves som sammenhengende og effektiv. Ved å få alle kommunene over på Elements vil det bli enklere å få gjennomført andre digitaliseringsprosjekter som krever integrasjon med arkivløsningen. Prosjektet ønsker å legge opp til at kommunene på Helgeland får delt sin kompetanse rundt sak/arkiv løsningen og at man i samarbeid kan komme frem til gode prosesser rundt saksflyt og maler. Vi ønsker å tilrettelegge for at vi får et godt faglig nettverk rundt sak og arkiv i henhold til intensjonene vi har beskrevet i vår digitaliseringsstrategi.

Bakgrunn for prosjektet

Elements er en videreutvikling av både Ephorte og ESA, som leveres av leverandøren Sikri. Verken Ephorte eller ESA er tilpasset dagens web løsninger og krav om universell utforming. I tillegg har mange kommuner vært misfornøyd med dagens løsning og noen har hatt tidvise driftsutfordringer. Sikri har også gitt signaler om at de vil stoppe videreutviklingen av både Ephorte og ESA om kort tid.

Ved oppstarten av Digitale Helgeland innså vi at kommunene i samarbeidet hadde fem ulike sak - arkiv løsninger. Vi har som mål i vår digitaliseringsstrategi at vi skal velge de samme fagsystemene når det er hensiktsmessig. Etter at dette prosjektet er gjennomført vil hele 13 av 16 kommuner på Helgeland ha Elements som sitt sak- og arkiv system.

Hvilke gevinster forventer vi å oppnå?

Kommunene slipper å drifte sak-arkiv løsningen selv da Sikri har ansvar for drift i sky/cloud
Elements er alltid oppdatert til siste versjon for alle kommuner og kunder som har cloud løsningen
Oppgraderinger gjøres uten nedetid eller avbrudd
Mer stabil løsning
Ansatte på arkiv og IKT får frigjort tid de kan bruke på viktige oppgaver
Mer brukervennlig løsning (universelt utformet)
Like maler og saksflyt med andre kommuner på Helgeland
Kompetansedeling vil sikre at kompetanse når ut til flere
Enklere med nye integrasjoner
Enklere å sette i gang med nye digitaliseringsprosjekter
Bedre dokumentasjon og bedre opplæring
Mer tilgjengelig løsning da Elements kan brukes på alle Devices bare man har internett

Hva vil det bety for deg som innbygger?

Indirekte vil innbygger få raskere saksbehandling da dette prosjektet tar sikte på å få på plass mer automatiske prosesser. Ved at vi integrerer Elements cloud med flere nasjonale felleskomponenter vil innbygger kunne få svar på søknader og henvendelser digitalt fordi vi bruker KS SvarUT/Inn, for søknader som krever signatur vil elektronisk signatur benyttes slik at innbygger kan signere digitalt. I tillegg vil integrasjoner mellom Elements og andre fagprogram som benyttes i kommunen medføre at innbygger kan få raskere svar fra kommunen da saksbehandler slipper å bruke mye tid på manuelt arbeid fordi data ikke flyter automatisk mellom ulike systemer.

For politikere vil Elements Cloud medføre at det blir enklere å samhandle med administrasjonene i forbindelse med politiske møter.

Hva vil det si for kommunen?

Mer brukervennlig, moderne og fremtidsrettet løsning som er tilpasset dagens behov
Enklere drift og mindre tid brukt på feilrettinger og veiledning
Kompetansedeling på tvers av alle kommuner på Helgeland
Lik saksgang, maler og arbeidsflyter i alle kommuner på Helgeland
Flere og enklere integrasjoner som tilrettelegger for mer automatisering
Mer effektiv saksbehandling

Hvilke kommuner er med i prosjektet?

Bindal
Brønnøy
Nesna
Træna
Sømna
Vefsn
Vega
Vevelstad

Nasjonale felles komponenter

I dette prosjektet tar vi i bruk følgende nasjonale felleskomponenter:

KS Fiks (SvarInn, SvarUt)
eFormidling
eSignering

Sist endret 23.05.2023 13.01