I innsiktsfasen intervjuet vi innbyggere (potensielle søkere), ledere og fagpersoner i kommunene og vi fant svar på hvorfor det tar så lang tid å ansette en ny medarbeider, hvor utfordringene ligger, hva som kan forbedres og hvordan innføring av digitale komponenter kan effektivisere og kvalitetssikre ansettelsesprosessen.
Ideene og mulighetsområdene dreier seg i hovedsak om to hovedspor:
1. Digitalisering: Dette er det som dreier seg om innføring av digitale komponenter som e-signering, rekrutteringssystemer, og integrasjon mellom og tilgang til disse. Mange av disse tingene er det allerede pågående prosesser for, som oppgradering til Elements og innkjøp av rekrutteringssystemer.
2. Løfte blikket: Dette er det som dreier seg om menneskene som er involvert og om mer overordnede grep som tydeligere ansvarsfordeling, endrede arbeidsprosesser (og kanskje også kultur), samt å få til mer samarbeid mellom kommunene. Noe av dette kan gjøres relativt raskt og andre deler vil kreve mer tid å få på plass.
Men tar det så lang tid da? Er prosessen så kompleks og ineffektiv i dag? Mister kommunene mange gode kandidater på grunn av dette?
Prosjektet har kartlagt dagens brukerreise og den viser at i 80% av tilfellene tar det i gjennomsnitt 205 dager fra behovet for ny ressurs oppstår, til kandidat har begynt å jobbe!
Det kommer tydelig frem i arbeid med analysen av dagens brukereise at det er mye å spare på å forenkle denne prosessen, samtidig som kommunene må bli flinkere på å ta vare på kandidatene som søker.
Prosjektet har jobbet med fremtidens ansettelsesprosess og illustrert denne i en fremtidig brukereise.
Digitale Helgeland utfordret Alstahaug kommune til å være pilot i innføring av ny ansettelsesstrategi, for å teste ut om anbefalte tiltak bidrar til økt gevinstrealisering og bedre kvalitet. Denne utfordringen tok Alstahaug kommune på strak arm, med HR-sjef Trine Håjen Gretesdotter i spisses!
Internt hadde Alstahaug gjort et godt stykke arbeid i forkant, der ansatte fra både lønn, personal og arkiv hadde kartlagt stegene de hadde i daværende prosess internt, hvilke ansatte var involvert, ansvarsfordeling og systemer. Trine forteller at alle som deltok på denne seansen var klar over at ting ikke fungerte optimalt, men at det var så ille som kartleggingen viste gjorde sterkt inntrykk. De var ikke klar over at det var så mange muligheter for feil og så mange manuelle operasjoner mellom hver digitale arbeidsflate. Men alt i alt var øvelsen veldig nyttig og bidro til høy motivasjon til å jobbe frem en forbedret brukerreise i Alstahaug kommune. En bra kickstart med andre ord!
HR-sjef Trine Håjen GretesdotterAlstahaug kommune begynte med å sette seg tydelige mål som å fjerne sårbarhet og risiko, redusere tiden fra behov oppstår til signert kontrakt, bedre opplevelsen for søker, tydeliggjøre interne roller og ansvar, sikre ansettelser, bedre omdømme og få på plass en ansettelsesstrategi.
For å oppnå disse målene har de endret interne prosesser, fått på plass integrasjoner mellom systemene, alle ansatte som er involvert i prosessen jobber i samme system og alle har oversikt, de sender svar ut til søkere og er svært bevisst på å alltid en hyggelig tone i svarene, på den måten får selv den som har fått avslag en positiv opplevelse med Alstahaug kommune. Ansettelsesstrategien er under ferdigstillelse.
Så gjenstår det store spørsmålet, har dette gitt noe gevinst?
Alstahaug kommune har fått ned gjennomsnittstiden på en ansettelse fra 115 til 58 dager fra behov til kontraktsignering!
Resultatet er imponerende og nå som Alstahaug kommune har testet ut og staket opp veien, håper Digitale Helgeland at det er flere kommuner på Helgeland som lar deg inspirere og setter i gang med samme prosess. Vi vet det i utgangspunktet er utfordrende å få tak i kvalifiserte kandidater på Helgeland, så det ville vært dumt å miste disse på grunn av tidsbruken. Er det virkelig noen som tørr å la vær?
Å jobbe i prosjektet på tvers av kommunegrenser og med designprosessen som metodikk, er noe Trine syns har vært kjempespennende og lærerikt, og de deler mer enn gjerne sine erfaringer og tiltak til kommunene som vil gjøre tilsvarende. Digitale Helgeland vil i den forbindelse invitere alle kommunene på Helgeland til en fagdag, der inspirasjon og kompetansedeling rundt ansettelsesprosessen og rekruttering til Helgeland er hovedfokus. Om det er noen som har noen konkrete innspill rundt ønsker og behov til samlingen er det bare å ta kontakt med Camilla Falch i Digitale Helgeland.