Kick start
Det er viktig å ha en så smidig og effektiv ansettelsesprosess for alle involverte - være det seg kandidaten, HR medarbeideren, lederen, og saksbehandleren. Ved å digitalisere rekrutterings- og ansettelsesprosessen vil det hjelpe kommunene å forbedre kandidatopplevelsen betraktelig, samt å bruke ressurser mer effektivt. Vi vil gjennom prosjektet sikre en bedre opplevelse for kandidaten, nå flere søkere, automatisere repeterende og manuelle prosesser, sørge for et godt beslutningsunderlag og å kutte kostander.
Det var derfor nødvendig å få et helhetlig blikk på prosessen og hvor det oppsto flaskehalser. Våre mål med workshopen var klare:
- Hvor er flaskehalsene i 80% av tilfellene?
- Hvilke aktører, systemer, rutiner og annet påvirker en smidig prosess?
Innsikten ble oppsummert i en brukerreise hvor vi på tvers av kommunegrensene visuelt beskrev nåsituasjonen. Brukerreisen gjorde det også mye klarere hvilke forbedringspunkter som eksisterte og gav en retning for videre arbeid. Metoden gjør det enklere å diskutere helheten i prosessen, samtidig som den gir rom for å borre seg ned i enkelte deler av tjenesten. Vi ønsker like vel å ha en grundigere gjennomgang med tett involvering av fagfolk og spesifikke brukere som er involvert i prosessen.
Brukerreise Ansettelsesprosessen
Hovedtrekk
- I 80% av tilfellene tar det ca 205 dager fra behovet oppstår til kandidat har begynt å jobbe.
- Behovet for involvering av mange ulike ressurser er en tidstyv
- Følelig kreves det mange signaturer av mange ulike involverte.
- Harde tidsfrister, digitale signaturer og mindre krav om involvering vil effektivisere prosessen.
- Stor avhengighet av enkeltpersoner
- Synlighet av stillinger er et problem
- Lang tid mellom opplæring og implementering
Alle ansettelser er forskjellig og det er viktig å ikke generalisere for mye, samtidig må vi avdekke de største forbedringspunktene og de tiltakene som kan implementeres raskt og enkelt og gi størst mulig effekt. Vi kom frem til en håndfull enkle grep som vil forbedre prosessen betraktelig.
Digitale Helgeland workshop
Tiltak
- E-signering.
- HR medarbeidere - Bedre rutiner og opplæring samt tiltak for kompetanse overføring og –endring.
- Datadeling og samsnakkende systemer på tvers av kommunene.
- Kanalstrategi. Dra fokus på å rekruttere i lokalavisene til et omni-kanal-fokus.