Et år med nye og spennende utfordringer
Hilde Rafaelsen NOKIOS
Aleksander Millang
Våren 2021 var preget av mye «førstefases» arbeid i prosjektene våre. Det var en hektisk periode preget av mye baller i luften. Høsten 2021 lot ikke vente på seg, og vi traff bakken løpende etter late sommerferie dager. Prosjektene våre gikk over i en ny fase, samtidig som vi måtte bidra inn i det som er vårt mandat – å understøtte digital kompetanseheving og bidra inn som referansegruppe i andre prosjekt. Vi avsluttet det spennende sommerjobb prosjektet Digi Helgeland Sommercamp, samt at vi bidro inn med referansegruppe arbeid i 3 prosjekt; SoMe ungdomsprosjekt til 6 mil, Erfaringsbasert master i digitale helsetjenester ved UiT og Helserom Helgeland ved SINTEF.
Vi fikk også muligheten til å holde foredrag og innlegg ved store nasjonale fora som Brukerrådet 2021 og Norges største digitaliseringskonferanse for det offentlig; NOKIOS. Ved Brukerrådet presenterte vi bruken av fellestjenester, og vår styreleder Børge Toft utfordret Digitaliseringsdirektoratet med et innlegg om innovasjonstakten i distriktene:
Ved NOKIOS presenterte både Hilde og Aleksander, filmene finner du her:
Bindal Kommune jobber med spillsimuleringImplementeringsprosjektet av nytt sak- og arkivsystemet Elements er det første samarbeidsprosjektet vi har startet. Det er 8 kommuner, med hver sin arkivleder og organisatoriske særbehov, som har endret et så sentralt arbeidsverktøy som sak- og arkivløsning. Det har vært utfordrende i noen tilfeller å gjøre alle like fornøyd, men når vi i dag står der vi står er vi meget fornøyd med implementeringen.
Arkivarlederne i kommunene har vært helt instrumentelle i gjennomføringen av prosjektet, og vi ser hvor mye verdi det er å prate fag på tvers av kommunene. Vi ønsker eksplisitt å hedre innsatsen til arkivlederene som har tatt en så stor oppgave som det å bytte sak- arkiv system faktisk er, på strak arm. Takk skal dere ha!
Før, under og etter dette implementeringsprosjektet har det vært et stort fokus på opplæring og forståelse for systemet. Det er helt naturlig, og noe som er viktig å være opptatt av. Det å forstå og bli god på et system krever mye egen involvering, og man må bli kjent med grensesnittet - og det er aldri enkelt eller bra nå man først tar noe nytt i bruk. For eksempel lanserer Facebook nytt grensesnitt av og til - og hver eneste gang er det stor oppmerksomhet rundt hvor dårlig det er. Såpass mye oppmerksomhet at det faktisk også få spalteplass i nasjonale aviser. Så tar det litt tid hvor alle har blitt vant med det, og vipps er det en del av hverdagen.
Vi gikk i produksjon den 3. januar.
Vi går inn i 2022 med et utrolig spennende prosjekt, med et av landets dyktigste konsulentselskap; Comte. Vi har store ambisjoner for kommunens tjenestetilbud innenfor økonomi, men ikke minst måten å spre innovasjonstiltak og øke bruken av innovative verktøy og prosesser. I høst valgte vi Comte etter en omfattende utvelgingsprosess som involverte 4 leverandører.
Prosjektet vil kreve en bred involvering av fagpersoner innenfor økonomi og saksbehandling i kommunene, men også involvering av statlige aktører som Skatteetaten og Brønnøysundregisteret. Oppstartsmøte er blitt gjennomført og vi holder nå på å planlegge månedene som kommer.
Det digitale skjema for «Søknad om helse og omsorgstjenester» er mer eller mindre ferdig. Det har vært mye frem og tilbake for finne ut hvordan bruker skal gi samtykke og vi har hatt et par brukertester av tjenesten. Det må utføres noen brukertester til før vi kan si oss helt fornøyd. Vi har planer om å få data automatisk inn i EPJ systemene, men her må vi vente til Gerica og Dips er klare for dette, men i mellomtiden kan saksbehandler importere inn data manuelt, slik som mange andre kommuner gjør det.
For kommunene på Sør-Helgeland, som har Gerica som pasient journal system, har vi nå fått bestilt integrasjon mot kjernejournal og KS SvarUT slik at når søknaden er kommet inn i systemet og saksbehandlingen er ferdig så kan svaret sendes til bruker digitalt og vi slipper å sende det i posten slik de gjør i dag. Det må kjøres et lite mini prosjekt sammen med TietoEvry for å få satt dette opp, og vi hadde oppstart på dette i uke 2.
For de aller fleste digitale søknadskjema vi benytter i kommunene har vi som mål om å få dem implementert i Altinn som felles tjenester. Data fra disse digitale skjema skal komme automatisk inn i sak-arkiv systemet. Figuren viser hvordan dette skal gjøres og vi begynner å nærme oss noe som er klart til test. Det er akkurat denne løsningen som vi har presentert på NOKIOS konferansen og som er temmelig kul og unik.
Innbyggeren finner sin tjeneste på sin mobil eller på sin PC, logger inn med ID porten og får preutfylt informasjon om seg selv, fyller ut skjema og data kommer til riktig kommune automatisk. Data vil da komme direkte inn i kommunen sitt sak-arkiv system, i dette tilfellet Elements cloud, som 13 av 16 kommuner i Digitale Helgeland har.
Tjenesten vi tester med nå er «Søknad om skjenkebevilgning» og en litt enklere tjeneste for å gi uttalelser om høringer. Accenture og Sikri samarbeider nå for å få gjort tilpasninger i løsningen slik at vi skal få testa dette ut. Vi håper vi skal ha fått på plass eFormidling i første halvdel av 2022 og at Accenture da har fått dokumentert hvordan dette er satt opp fra start til slutt, slik at kommunene selv kan ta over og lage nye tjenester selv.
I februar planlegger vi en workshop med DigDir for IT utviklere i kommunene, slik at de kan lære seg å utvikle tjenester i Altinn selv.
Rapporten for en mer effektiv og digitalisert ansettelsesprosess ble levert fra oss før sommeren. Nå gjenstår det å operasjonalisere rapporten og sette våre tiltak ut i livet.
Vi ser at ved 80% av ansettelser i kommunen ville det gå i gjennomsnitt 205 dager fra behovet oppsto til kandidat var på plass i jobben. Dette tar unødvendig lang tid, og det er mange steg på veien hvor faren for å miste gode kandidater er overhengende. For at distriktene skal kunne tiltrekke seg, og beholde kompetanse må vi tenke nytt og se ansettelser i kommunene på en helt annen måte enn det vi har gjort før.
Vi har inngått et samarbeid med Alstahaug kommune som kommer til å være pilot-kunde i det å drive frem en effektiv og fremtidsrettet rekrutteringsprosess. I månedene som kommer har vi valgt oss ut to konkrete oppgaver; lage en ansettelsesstrategi og forbedre utlysningstekster. Dette konkretiserer tiltakene og gjør det enklere å jobbe målrettet med.
Tusen takk!
På lag med styringsgruppen ønsker vi i Digitale Helgeland å takke alle samarbeidspartnere i kommunene på Helgeland for tilliten og samarbeidet i 2021. Vi gleder oss til å se hva 2022 har å by på!